La ruche du service commun de la documentation de l’université de Poitiers, un espace de travail collaboratif et numérique

DOI : 10.35562/arabesques.487

p. 26-27

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Depuis janvier 2016, le service commun de documentation de l’université de Poitiers propose à ses usagers une salle de travail dévolue aux travaux de groupe, aux échanges, à la collaboration et à l’utilisation de matériel numérique.

Le projet a émergé en 2014, lorsque l’université a décidé de rénover la BU droit-lettres, datant de 1971. La première phase des travaux s’est portée sur la salle de droit, les collections et les membres du personnel bénéficiant de l’intégration du centre de documentation de l’UFR de droit au SCD, pour déménager vers ce bâtiment. Un espace de près de 900 m2 s’est ainsi libéré, laissant place à l’imagination des bibliothécaires pour inventer un nouveau lieu et de nouveaux services.

De l’imaginaire au réel, la concrétisation des besoins

Le projet d’un espace de travail dédié aux travaux de groupe et axé sur le numérique est né de l’analyse des besoins formulés par les usagers lors de l’enquête de satisfaction Libqual+ menée au SCD fin 2013, et des constats du personnel et de la direction du SCD sur les conditions de travail des étudiants. L’environnement et l’aménagement des espaces font partie des préoccupations principales des usagers et, dans cette enquête, le manque de salles de travail de groupe et la vétusté du bâtiment avaient été largement soulignés.

Tout le personnel du SCD a été convié à un travail de réflexion afin de concevoir un espace et une nouvelle offre de service en adéquation avec les besoins des étudiants et devant desservir la communauté universitaire, en association avec les enseignants, les architectes et la maîtrise d’ouvrage. L’ensemble a permis de définir l’aménagement technique et pratique des espaces : construction de 13 petites salles fermées de 4 à 12 places destinées à accueillir les groupes, et d’une salle de formation de 15 places ; ajout de prises électriques, de prises réseau et de bornes Wifi afin de prendre en compte les besoins en connectivité de notre public ; isolation phonique de la salle avec pose de dalles acoustiques au plafond afin de favoriser les échanges sans nuisance sonore.

L’aménagement a été conçu en partenariat avec le fournisseur de mobilier, en mixant les assises (canapés, chaises hautes, etc.) afin de prendre en compte les diverses postures de travail en fonction des activités des usagers : conversation, création, révision. Le choix a été fait d’éléments modulables pouvant être agencés en fonction des animations proposées par le lieu, mais aussi pour permettre aux étudiants d’aménager l’espace sans nuisance sonore ; vidéoprojecteur et tableau blanc sur roulettes à disposition.

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© Sébastien Laval

Un espace, plusieurs possibilités…

Pour des raisons financières, la Ruche a été aménagée en deux temps : fin 2015 pour une ouverture en janvier 2016, puis à la fin de cette même année. Elle est constituée d’un point presse, d’un espace collaboratif ouvert équipé de 3 postes de consultation vidéo et de 2 îlots de concentration, de 13 salles de travail en groupe proposant différents équipements (vidéoprojecteur interactif, système de partage d’écrans) et d’un espace de travail individuel.

Dès la première année de fonctionnement, la Ruche est devenue un lieu de référence pour les étudiants et pour la communauté universitaire. Une étude sur la fréquentation et les usages de cet espace, réalisée par un laboratoire de l’université de Poitiers1, a démontré que les étudiants apprécient cette salle, car ils peuvent y travailler dans différentes confi seuls ou à plusieurs, dans un lieu confortable et agréable. Quelques enseignants ont rapidement compris l’intérêt de cet aménagement pour faire travailler leurs étudiants en groupe ou leur faire utiliser du matériel audiovisuel (appareils photos numériques, mur de projection notamment).

La Ruche a pour objectif de valoriser les productions audiovisuelles des étudiants et d’accueillir des manifestations culturelles et scientifiques. Ainsi, l’équipement a été régulièrement sollicité pour des conférences proposées par les associations étudiantes, ou pour héberger des expositions en lien avec les services de l’université (notamment la Maison des étudiants). De nombreuses journées professionnelles et des présentations y ont été organisées, de même que des visites pour des universitaires d’autres pays et pour des collègues bibliothécaires. La Ruche demeure un espace à l’intérieur d’une bibliothèque avec ses collections et ses salles de lecture silencieuses, même si une signalétique invite les usagers à venir discuter, échanger autour d’un café ou à utiliser les outils de communication disponibles. L’espace modulable permet d’accueillir des conférences et des présentations à destination des étudiants, afin que ceux-ci voient ce qui se passe à l’université, découvrent les réalisations de leurs camarades et les services qui se mettent en place autour d’eux pour faciliter leurs apprentissages.

Le prêt de matériel informatique (ordinateurs portables, tablettes, clés USB, etc.) et multimédia (casques audio, liseuses, appareils photos numériques, mur de projection, perches et micros, enregistreurs numériques, caméras d’action, etc.) permet aux étudiants d’utiliser des outils onéreux afin de produire des travaux de qualité. Des ateliers sont régulièrement programmés pour former à l’utilisation du matériel et des logiciels de traitement d’image. La Ruche est également équipée d’une salle informatique en libre accès de 15 places qui sert aussi de salle de formation. Divers logiciels sont installés sur les ordinateurs (correcteur orthographique, logiciels d’e-learning, de retouche photo, etc.)

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© aletlio.fr

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© Sébastien Laval

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© aletlio.fr

Vers la pédagogie et au-delà !

Dés le départ, l’un des objectifs de la Ruche consiste à prendre en compte l’évolution des pratiques pédagogiques. Elle sert d’appui aux enseignants dans la mise en place de pédagogies actives en proposant un lieu modulable, propice aux travaux de groupe, et des outils numériques pour accompagner les méthodes d’apprentissages actuelles. Elle s’inscrit dans une démarche globale d’établissement autour de la rénovation des pratiques pédagogiques.

Ainsi, la Ruche organise régulièrement des présentations de matériel pour les enseignants et propose également, en partenariat avec le Centre de ressources, d’ingénierie et d’initiatives pédagogiques de l’université, une formation sur les services et matériels de la Ruche pour accompagner les projets pédagogiques.

Le projet et la démarche de la Ruche recouvrent une dimension expérimentale dont les enseignements ont vocation à être diffusés auprès de l’ensemble de l’établissement et au-delà. À l’échelle de l’université, les modalités d’équipement des espaces et les services proposés inspirent les opérations d’aménagement d’autres locaux : réaménagement des BU, notamment des salles de travail en groupe, aménagement de nouveaux espaces de travail et d’apprentissage à l’université, lieux de vie des étudiants. La Ruche se conçoit également comme un espace tourné vers l’extérieur, l’idée étant de faire venir la culture dans les lieux fréquentés par les étudiants mais aussi d’accueillir les personnes extérieures à l’université sous le prisme de l’information.

Un lieu de travail incontournable

Deux années d’existence ont suffi à la Ruche pour devenir un lieu de travail incontournable à l’université2. Elle attire les étudiants de toutes les disciplines, tandis que les enseignants et le personnel de l’université investissent régulièrement l’espace pour leurs réunions de travail ou pour organiser des cours ou des présentations. Progressivement, les autres BU du SCD réaménagent leurs espaces et renouvellent leurs services sur le modèle de la Ruche. La BU Lettres, qui abrite la Ruche et entre dans sa phase de rénovation, va ainsi s’appuyer sur cet espace pour imaginer sa nouvelle configuration, l’idée étant de « ruchiser » le bâtiment en proposant plus de salles de travail en groupe, un prêt étendu de matériel et du mobilier confortable et modulable.

La BU lettres en travaux

La BU Lettres, qui abrite également la Ruche, le service du Fonds ancien et l’administration du SCD, est entrée cet été dans une phase de travaux de rénovation de 2 ans. Seule la Ruche est accessible au public durant cette période. En conséquence, la salle a été réaménagée pour accueillir quelques collections de la section Lettres et Langues. La Ruche change donc temporairement d’apparence et d’objectif afin de privilégier l’accès des étudiants aux collections.

1 Laboratoire TECHNE http://techne.labo.univ-poitiers.fr/

2 Environ 60 000 entrées ont été enregistrées sur l’année universitaire 2017-2018. Sur le 1er semestre de l’année universitaire 2017-2018, la

Notes

1 Laboratoire TECHNE http://techne.labo.univ-poitiers.fr/

2 Environ 60 000 entrées ont été enregistrées sur l’année universitaire 2017-2018. Sur le 1er semestre de l’année universitaire 2017-2018, la fréquentation des salles de travail en groupe a progressé de 30 % par rapport à l’année précédente.

Illustrations

© Sébastien Laval

© Sébastien Laval

References

Electronic reference

Aurélie Hilt, « La ruche du service commun de la documentation de l’université de Poitiers, un espace de travail collaboratif et numérique », Arabesques [Online], 91 | 2018, Online since 08 juillet 2019, connection on 20 octobre 2020. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=487

Author

Aurélie Hilt

Responsable de la Ruche – espace de travail collaboratif SCD de l’université de Poitiers

aurelie.hilt@univ-poitiers.fr

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