Les sites pilotes du projet, regroupés en trois « vagues », s’apprêtent à signer au mois d’avril les marchés subséquents de l’accord-cadre SGBm. Un point sur la mise en œuvre du processus et l’accompagnement de l’Abes.
En octobre dernier, après seize mois d’un dialogue compétitif poussé avec les principaux éditeurs des systèmes de gestion de bibliothèques (SGB) de nouvelle génération, l’accord-cadre du marché SGBm, conclu notamment afin de maintenir un bon niveau de concurrence technologique et économique, a retenu quatre offres : Decalog-Data management, Ex-Libris, Linagora-Biblibre et OCLC.
Dès décembre dernier, le processus débutait, les sites pilotes étant naturellement les premiers à se ré-informatiser au cours de l’année 2017. Regroupés en trois « vagues », ils ont rédigé les cahiers des charges des premiers marchés subséquents. En effet, si le cahier des clauses techniques particulières de l’accord-cadre définit les besoins techniques de l’ensemble des signataires du groupement de commande1, les documents des marchés subséquents permettent de sélectionner, parmi les titulaires de cet accord, l’offre la plus adaptée aux besoins spécifiques des sites constituant chacune des vagues. Ces premiers marchés seront signés en avril 20172.
Solo, duo et sextet
Un groupe pilote étant par définition hétérogène, la constitution de « vagues » s’est révélée un exercice relativement complexe, qui a donné lieu, au final, à plusieurs stratégies. Ainsi, la Direction de la documentation de l’Université de Bordeaux a constitué une vague « solo », composée de cinq établissements bordelais ; le SICD de Toulouse et la BIU de Montpellier ont formé une vague « duo », composée de quatorze établissements. Pour leur part, les SCD de Caen, Clermont-Ferrand, Le Havre, Littoral, Rouen et la Bibliothèque Universcience se sont regroupés dans une « vague à six », probablement la plus complexe à mettre en œuvre.
Défrichage et anticipation
Cette période de dialogue compétitif avec les fournisseurs a permis aux sites pilotes de défricher le terrain, donnant aux experts des sites – et de l’Abes – une expérience précieuse, partagée de différentes manières.
Ainsi, la “J-SGBm” – journée annuelle d’informations et d’échanges réservée aux membres du Groupement de Commande qui s’est tenue le 12 décembre dernier à la BULAC pour la 2ème année consécutive – a permis des échanges fructueux entre les experts des sites pilotes et de l’Abes et les membres des GC. Ce fut l’occasion d’aborder les sujets difficiles, d’anticiper la préparation des réorganisations, des migrations, des marchés subséquents, et de vérifier la pertinence des dispositifs d’assistance ou de mutualisation envisagés.
Retours d’expérience, FAQ et chantiers en cours
Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement sur les marchés subséquents et l’assistance ont déjà fait leurs preuves. Cette assistance montera progressivement en puissance, avec, par exemple, le guichet ABESstp, sur lequel seront publiées des « foires aux questions ». ABESstp, à travers les réponses à des interrogations précises, capitalisera l’expérience des sites pilotes.
Par ailleurs, pour accompagner la préparation de la migration des données des catalogues, certains services proposés par l’Abes ont évolué, une évolution profitant à l’ensemble des établissements du réseau Sudoc.
Parmi les dispositifs en cours de gestation, citons :
- un dispositif de sauvegarde national pour les données des « établissements SGBm » ;
- une plateforme mutualisée pour les formations et supports SGBm ;
- une coordination du recueil des besoins et des initiatives locales comme des développements sur les applications nationales.
Les chantiers sont nombreux et leurs livrables très attendus.
Nouvelles vagues
Il va sans dire que les résultats des négociations des trois premiers marchés subséquents seront déterminants pour les marchés suivants. En effet, ce sont eux qui fixeront des repères sur les marges de négociation et la facilité d’appropriation.
À partir de mi-mars, les grands établissements pourront vérifier si les tarifs négociés sont accessibles, les réponses pour les plus petits établissements étant attendues pour fin avril.
Les prochaines sessions de déploiement devraient débuter en juin, puis suivre un rythme de deux par an, en janvier et juin. Plusieurs vagues par session étant possibles, un déploiement de plus de quinze établissements par an est envisagé, toute la difficulté résidant dans le fait de constituer des vagues d’établissements aux attentes comparables et en mesure de mobiliser leurs ressources au même rythme.