Sudoc-PS : la ressource continue signalée au niveau national

DOI : 10.35562/arabesques.1191

p. 6-7

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Comment le Système universitaire de documentation-publications en série coordonne-t-il le signalement des ressources continues en France ? Une vue d’ensemble sur son histoire, ses missions, ses membres et partenaires, ainsi que sur ses principaux outils.

Le réseau Sudoc-PS coordonne le signalement des ressources continues dans le catalogue Sudoc. L’étendue de son périmètre permet de signaler les collections des bibliothèques dites « déployées » dans le réseau Sudoc, mais aussi des bibliothèques hors enseignement supérieur (bibliothèques municipales, associatives, d’entreprise, de musées, centres d’archives, etc.).

Les catalogues absorbés

Le Sudoc-PS s’inscrit dans une histoire qui remonte aux années 1950. C’est en effet l’héritier du CCN‑PS, catalogue collectif national des publications en série, ouvert en janvier 1983. Et le CCN‑PS était lui-même l’héritier de trois catalogues de natures diverses :

  • l’Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (IPPEC), mis en place en 1953, publié sous forme de volumes imprimés jusqu’en 1983 ;
  • Agape1, mis en place comme catalogue des périodiques de la section sciences de la bibliothèque de l’Université de Nice en 1971, et qui se développe en 17 groupes régionaux ou thématiques – totalisant avant son absorption environ 150 000 collections de périodiques répertoriés ;
  • et, enfin, le Catalogue des périodiques informatisés (CPI), catalogue collectif de périodiques de l’Isère, mis en place par l’Université de Grenoble – cette dernière étant pionnière dans l’informatisation des bibliothèques avec l’élaboration, dès 1968, du format Monocle2, ancêtre des formats MARC.

Le CCN sur CD‑Rom, en 1989.

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Le CCN-PS s’efforce de reprendre « le meilleur » de chacun des catalogues absorbés. Il emprunte au CPI l’usage d’un format bibliographique, et à Agape celui d’une organisation en trois niveaux : un Centre national (CN‑CCN), des centres régionaux (CR‑CCN) avec un responsable par centre. Un centre regroupe les bibliothèques d’une académie, sauf en Ile-de-France, ou (considérant le nombre d’établissements concernés) les centres sont thématiques, et des bibliothèques membres. Le centre national emploie dix personnes, les centres régionaux sont à ce moment-là au nombre de 32, dont 10 pour l’Ile de France. Chaque bibliothèque est identifiée par un identifiant unique, ancêtre du RCR, le RBCCN3.

L’allègement du circuit ISSN

Dès l’origine, le CCN-PS est alimenté par des notices en provenance de ce qu’on n’appelle pas encore un « réservoir bibliographique », celui du Centre international de l’ISSN (CIEPS), créé officiellement à Paris en 1976, en vertu d’un accord signé entre l’Unesco et la France – État hôte du Centre international – dans le cadre du programme de l’Unesco d’accès universel aux documents.

En retour, le CCN-PS alimente le « circuit ISSN », circuit de signalement à ISSN des publications en série (on ne parle pas encore de « ressources continues »). Par ce biais, les membres du réseau transmettent à ISSN France (géré par ce qui est devenu la Bibliothèque nationale de France) et aux autres centres nationaux leurs demandes de création de nouvelles notices ou de modification de notices existantes.

Géré depuis le début avec l’envoi (lourd et fastidieux) de bordereaux papier, et des justificatifs correspondant aux demandes, ce circuit l’est désormais de manière entièrement numérisée et informatisée via l’application CIDEMIS (voir l’encadré correspondant p. 16). Les centres régionaux effectuent la saisie des données bibliographiques si elles ne sont pas déjà enregistrées dans le catalogue, puis transmettent les demandes accompagnées de pièces justificatives pour l’attribution d’un numéro ISSN.

La structuration du réseau Sudoc-PS

L’Abes, créée par décret au 1er janvier 1995, reprend les activités et le personnel du Centre national du CCN. La structuration du réseau avec les centres régionaux, reste inchangée. Surtout, après discussion, le « pluralisme » des bibliothèques membres est préservé : même si le Sudoc proprement dit, comme le nom de l’Abes l’indique, intéresse uniquement les bibliothèques d’enseignement supérieur et de recherche, les autres types de bibliothèques, et notamment les bibliothèques relevant des collectivités territoriales, pourront continuer à alimenter le catalogue – uniquement pour ce qui est de leurs publications en série. Les centres régionaux du CCN deviennent les centres régionaux Sudoc‑PS. Aujourd’hui, le réseau Sudoc‑PS est organisé en 32 centres régionaux (CR) et piloté par l’Abes. Il est composé de 3 000 bibliothèques, dont 1 500 bibliothèques dites « déployées » (qui relèvent du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et qui signalent l’ensemble de leurs collections dans le Sudoc – tous types de documents confondus), et de 1 500 bibliothèques dites « non déployées » (tous types de bibliothèques) qui ont passé une convention avec le centre régional dont elles relèvent afin de signaler leurs publications en série dans le Sudoc.

Interlocuteurs privilégiés de l’Abes pour l’organisation du Sudoc‑PS, les responsables des centres régionaux sont les pivots du réseau, intermédiaires entre l’Abes et les bibliothèques membres. Leurs missions recouvrent l’ensemble des activités liées à l’administration des données (bibliographiques et de localisation) pour les établissements non déployés. Au-delà de leur rôle d’expert technique, une part importante de leur activité est consacrée à l’animation, la prospection et à la formation du réseau.

Le conventionnement sur objectifs

L’activité des centres régionaux du Sudoc‑PS était auparavant presque exclusivement (à 82 %) financée sur la base de critères quantitatifs, concernant l’activité strictement bibliographique. Depuis 2012, un nouveau dispositif de conventionnement sur objectifs a été mis en place afin de dynamiser et rendre plus visible le réseau Sudoc‑PS en prenant mieux en compte les projets structurels menés par les centres. Les conventions sont établies pour trois années, et doivent inclure un certain nombre de projets à mener à bien – projets pour lesquels les centres obtiennent les financements demandés, qui font l’objet d’une évaluation annuelle. La troisième vague de ce conventionnement va se concrétiser sur les années 2018-2020, pour lesquelles l’Abes financera grâce à une subvention du MESRI les projets des centres à hauteur d’un peu plus de 200 000 euros par an.

Les PCP et les outils de l’Abes

Les collections de périodiques imprimés constituent une source documentaire d’une grande richesse dans la circulation du savoir. Cependant, ces collections sont complexes à gérer pour plusieurs raisons : elles nécessitent d’importants espaces de stockage ; elles sont imprimées sur un support papier souvent fragile ; l’extrême diversité des titres rend impossible l’exhaustivité de la couverture documentaire par un seul établissement. Afin de garantir à l’usager l’accessibilité à ces collections, certains centres de ressources ont décidé de répartir entre eux les charges d’abonnement et de conservation de ces publications, par le biais de Plans de conservation partagée. De nombreux plans ont été mis en place, généralistes ou spécialisés, locaux ou nationaux, avec des objectifs affichés divers : rationalisation et/ ou valorisation des collections, etc. Depuis 2015, le CTLes s’est vu attribuer la mission d’opérateur national pour les PCP et copilote, avec des établissements universitaires, de nouveaux plans thématiques afin de valoriser et préserver certains gisements documentaires dans le cadre d’une cartographie nationale souhaitée par le GIS CollEx-Persée. Pour accompagner cette problématique, inexistante au moment de la création du Sudoc‑PS, l’Abes a mis en œuvre un certain nombre d’outils qui prennent en compte des PCP dans le signalement et la localisation des collections. De nouvelles métadonnées ont enrichi le format d’exemplaires, pour autoriser une gestion plus fine des lacunes signalées dans les collections (granularité indispensable pour décider avec rigueur et précision des critères de conservation/désherbage des collections partagées). Ainsi : le statut du pôle de conservation, dès lors que le titre concerné est inscrit à un PCP, peut être indiqué.

Une du Courrier français, 18 octobre 1906.

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Source : Bibliothèque nationale de France, département Fonds du service reproduction, Z‑AUDEOUD

Véritable outil de pilotage et d’aide à la décision pour les gestionnaires et les participants de PCP, l’application Périscope permet d’établir avec fiabilité des comparaisons d’états de collections, selon un certain nombre de critères de recherche et de sélection, tirant partie de la richesse des métadonnées créées par le réseau (sur Périscope, voir p. 17).

Rejoindre le réseau Sudoc-PS

Toute bibliothèque possédant des collections de publications en série spécialisées est invitée à rejoindre le réseau Sudoc‑PS en contactant le responsable CR de son périmètre (l’annuaire est disponible sur le site de l’Abes). Participer à ce réseau comporte des avantages certains : en premier lieu, pouvoir échanger avec des collègues experts sur les problématiques spécifiques des publications en série ; ensuite, rendre visible son centre de ressources et son catalogue en l’interconnectant avec d’autres catalogues ou bases de données (voir, par exemple, le site Presse locale ancienne de la BnF, p. 14) ; et enfin, bénéficier de données de qualité produites par le catalogage partagé et l’alignement avec le Registre de l’ISSN. Adhérer au Sudoc‑PS, en trois mots, c’est : produire, exposer, récupérer – bref, intégrer un écosystème durable et vertueux.

Typologie des bibliothèques du réseau Sudoc-PS

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En chiffres (données 2016)

Quelques statistiques sur le Sudoc et les ressources continues.

• 519 387 notices bibliographiques localisées (bibliothèques déployées et bibliothèques non déployées)
• 1 747 289 de localisations dont 364 756 dans des bibliothèques non déployées
• 3 012 bibliothèques dont 1 486 bibliothèques non déployées.

1 Application de la gestion automatisée aux périodiques.

2 Mise en ordinateur d’une notice catalographique de livre.

3 Répertoire des bibliothèques du Catalogue collectif national.

Notes

1 Application de la gestion automatisée aux périodiques.

2 Mise en ordinateur d’une notice catalographique de livre.

3 Répertoire des bibliothèques du Catalogue collectif national.

Illustrations

Le CCN sur CD‑Rom, en 1989.

Le CCN sur CD‑Rom, en 1989.

Une du Courrier français, 18 octobre 1906.

Une du Courrier français, 18 octobre 1906.

Source : Bibliothèque nationale de France, département Fonds du service reproduction, Z‑AUDEOUD

Typologie des bibliothèques du réseau Sudoc-PS

Typologie des bibliothèques du réseau Sudoc-PS

References

Bibliographical reference

Laëtitia Bothorel and Pierre Funk, « Sudoc-PS : la ressource continue signalée au niveau national », Arabesques, 88 | 2018, 6-7.

Electronic reference

Laëtitia Bothorel and Pierre Funk, « Sudoc-PS : la ressource continue signalée au niveau national », Arabesques [Online], 88 | 2018, Online since 03 septembre 2019, connection on 06 décembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=1191

Authors

Laëtitia Bothorel

Service Ressources continues - Département Métadonnées et Services aux réseaux, Abes

laetitia.bothorel@abes.fr

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Pierre Funk

Service Ressources continues - Département Métadonnées et Services aux réseaux, Abes

pierre.funk@abes.fr

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