À ce stade du projet, rappelons les trois objectifs principaux du Système de gestion de bibliothèque mutualisé (SGBM) : fournir un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements membres du réseau Sudoc ; proposer, le cas échéant, un outil de découverte local associé au système de gestion ; garantir l’articulation entre le SGBM et les systèmes nationaux de signalement administrés par l’Abes pour les bibliothèques

Organisation

Neuf établissements pilotes se sont engagés à porter ce projet depuis son origine : Université de Bordeaux, service de coopération documentaire ; Universcience, Cité des sciences et de l’Industrie ; Université Blaise Pascal, Clermont-Ferrand ; Université du Havre ; Université de Lille 3 ; Université du Littoral Côte d’Opale ; Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier ; Université Paris-Descartes ; Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées.

L’équipe projet est composée pour l’Abes d’un directeur de projet, de deux chefs de projets (fonctionnel et informatique), de plusieurs experts de l’Agence intervenant ponctuellement en soutien ; d’un chef de projet par établissement pilote.

L’organisation du projet est construite autour de huit commissions reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques : Acquisition ; Migration ; Workflow-articulation avec d’autres environnements ; Intégration ; Circulation ; Découverte ; Formation-documentation ; Coûts.

Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : Appel d’offres ; Fiche de site ; Modèle économique ; Planification ; Communication ; Marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins.

46 établissements sont signataires du groupement de commande.

Owni/-) / Flickr (CC BY-NC 2.0)

Modalités juridiques

Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. À l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus –, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.

Modalités techniques

Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement (prioritaire ou non), les commissions sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaisons des fonctionnalités du futur SGBM dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système répondrait aux besoins exprimés par le réseau.

Calendrier des prochaines étapes

18/06/2015 : commission d’appel d’offre nº 1 : élimination des candidats non admis à poursuivre leur participation au dialogue compétitif sur des critères financiers et techniques. 01/07/2015 au 20/05/2016 : auditions et phases de tests.
Juin 2016 : commission d’appel d’offre nº 2 : décision d’attribution de l’accord cadre.
Automne 2016 : premier marché subséquent.
Début 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes.
Contact : sgbm@abes.fr

Nouveaux déployés

Les réseaux de l’Abes s’étoffent encore cette année : deux établissements rejoignent le Sudoc et deux autres Calames. Par ailleurs, les réseaux Star et Step ont reçu chacun quatre nouveaux établissements fin 2014.

Réseau Sudoc
• Bibliothèque de la Fondation Custodia (Paris)
• Bibliothèque de l’Institut de management et de communication interculturels (Paris)

Réseau Star
• École des hautes études en sciences sociales
• École nationale supérieure de techniques avancées Paris Tech
• École nationale d’ingénieurs de Saint-Étienne
• Institut de physique du globe (Paris)

Réseau Calames
• Bibliothèque de la Maison Asie Pacifique (Aix-Marseille Université)
• SCD de l’université Charles-de-Gaulle Lille 3

Réseau Step
• Institut national des sciences appliquées de Toulouse
• Arts et Métiers Paris Tech
• École centrale de Lyon
• École nationale supérieure de Rennes