Archivage et accès pérennes

Des enjeux stratégiques pour Couperin

DOI : 10.35562/arabesques.2160

p. 12-13

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A l’heure où un certain nombre d’établissements passent au tout électronique (e-only) et où des désabonnements massifs s’amorcent, la garantie d’une continuité d’accès aux contenus acquis par les établissements devient plus incertaine.

Certains contrats de licence prévoient le maintien de l’accès aux titres souscrits pour les années pendant lesquelles ils étaient actifs. Mais les éditeurs qui le mentionnent sont-ils en capacité d’assurer cet accès après une rupture du contrat ? D’autre part, l’achat et la conservation des backfiles, c’est-à-dire les acquisitions rétrospectives de périodiques ou de données, sont aussi en question.

Une problématique assise sur une analyse du risque

Que faire en cas de rupture de contrat ou de défaillance du fournisseur ?

Plusieurs cas de figure peuvent provoquer une interruption de l’accès à un titre, dans son ensemble ou pour une période donnée.

C’est le cas notamment :

  • si un éditeur cesse son activité et que le titre n’est plus disponible par un autre moyen,
  • si un éditeur cesse de publier et de donner accès à un titre et que celui-ci n’est pas offert par un autre éditeur,
  • si un titre change d’éditeur et que les numéros antérieurs ne sont plus disponibles,
  • si une panne majeure rend indisponible les données acquises sur la plateforme de diffusion de l’éditeur pendant une durée importante,
  • plus fréquemment, si l’abonné ne renouvelle pas son contrat et ne souhaite pas utiliser la plateforme payante de l’éditeur pour accéder aux contenus pour lesquels il conserve un droit d’accès.

Dans le cas des archives courantes comme des backfiles, l’archivage pérenne et l’accès perpétuel sont deux notions, liées mais différentes.

Elles reposent sur quatre réalités contiguës :

  • l’obtention (par le client) des données et des métadonnées des ressources concernées,
  • l’archivage numérique pérenne de ces données et métadonnées,
  • la transformation de ces données d’un format d’archivage à un format de consultation,
  • l’accès authentifié aux ressources archivées.

Or pour mener à bien ces quatre opérations, différents acteurs sont en jeu. L’obtention des données et des métadonnées des ressources concernées relève des termes contractuels. Il est nécessaire que les contrats de licence prévoient une récupération des données et des métadonnées acquises ou souscrites. Il est également indispensable que les modalités de versement soient spécifiées.

Une préoccupation continue : de l’acquisition à la mise à disposition des ressources

Couperin1 intervient à plusieurs niveaux :

  • dans la rédaction des contrats, lors de la négociation des licences ;
  • dans la désignation du ou des organismes qui assureront la réception et l’archivage numérique des données ;
  • dans le versement des archives de l’éditeur à l’organisme désigné qui procédera à leur stockage et aux traitements nécessaires pour que les données continuent d’être accessibles malgré l’évolution des formats et des supports ;
  • dans l’acquisition au travers des licences nationales d’archives (backfiles) identifiées comme utiles à tous les membres de Couperin.

La sauvegarde, autrement dit l’archivage numérique, n’est pas à la portée d’un seul établissement, quelle que soit son importance. Les volumes des données à stocker et la complexité des dispositifs à mettre en œuvre sont trop importants et onéreux. Les initiatives de mutualisation dédiées à la récupération, à la maintenance des données et à leur transformation au format de consultation, comme celle de Portico2 sont, à ce titre, intéressantes. L’ABES, en France, a récupéré les données et les métadonnées des éditeurs Springer et Elsevier pour les archives des périodiques négociés par Couperin. Des projets comme Lockss3 assurent la sauvegarde par la dissémination, au sein de plusieurs institutions, des données acquises ensemble.

Enfin, l’exercice du droit d’accès ne peut se faire que si l’organisme chargé de cet accès est en mesure de l’offrir de manière authentifiée (et donc de savoir qui a été abonné à quoi et sur quelle période). L’accès pérenne repose sur la connaissance des droits souscrits par chaque établissement client. Or nombre d’établissements n’ont pas une idée claire de l’étendue de leurs droits. Couperin entend intervenir en mémorisant les droits souscrits par chaque établissement pour chaque produit qu’ il a négocié. Les systèmes logiciels de gestion des ressources électroniques (ERMS4) permettent cette mémorisation organisée de droits d’accès. Couperin s’en dotera dans le courant de l’année 2009.

Un chantier ouvert à la fois technique et politique

Outre l’accès authentifié à une multiplicité de fichiers de provenances différentes, la question de l’interface d’accès se pose également. Quel degré de fidélité à l’original souhaite-t-on ? Jusqu’à quel point le site d’accès aux sauvegardes doit-il posséder les mêmes fonctionnalités que l’original ? Quelle est l’étendue des services attendus ? Outre l’accès au document primaire, l’éditeur offre souvent une gamme plus ou moins vaste de services, en particulier dans le domaine des citations et de la bibliométrie.

couperin.org

Le consortium Couperin lance, un site web dédié aux archives ouvertes pour l’enseignement supérieur et la recherche :
http://www.couperin.org/archivesouvertes/

Le 3 novembre dernier, le consortium Couperin a mis à disposition sur son site web des pages d’informations, en français, sur les archives ouvertes.

Le site « Les archives ouvertes pour les établissements d’enseignement supérieur et de recherche » s’adresse à l’ensemble des enseignants-chercheurs et des établissements d’enseignement supérieur et de recherche qui souhaitent s’associer aux initiatives d’archives ouvertes et plus largement à l’Open Access. Il s’adresse également à tout acteur de la publication scientifique, notamment les éditeurs.

Ces pages se veulent résolument simples, concrètes, pratiques, fonctionnelles, et comportent de nombreux liens vers d’autres ressources en matière d’archives ouvertes ; elles offrent des outils et des conseils afin de favoriser la mise en œuvre du libre accès, soit de manière individuelle, soit à l’échelle d’un établissement ; elles s’enrichiront par la suite de nouveaux documents et d’une sélection d’actualités, en complément du site archives-ouvertes.fr, issu du projet national initié en 2006. Ces pages ont été élaborées par un groupe réunissant des chercheurs, des informaticiens, des professionnels de l’information et de la documentation venus de plus de trente universités, grandes écoles, organismes de recherche membres du consortium Couperin.

Le consortium Couperin est le principal réseau français de mutualisation en matière de documentation électronique, regroupant des universités, des écoles supérieures et des organismes de recherche.

Cf. Émilie Barthet couperin-webao@cru.fr

Couperin intervient dans la définition des besoins exprimés. Dans une première étape, il a considéré qu’une interface d’accès simple aux données Springer et Elsevier déposées à l’ABES, offrant des entrées de recherche courantes, était suffisante. Des développements supplémentaires pourraient se montrer utiles voire indispensables pour des produits dont les fonctionnalités font la richesse (le Web of Science de Thomson ou les ebooks de Cyberlibris, par exemple). Couperin effectue également une veille sur l’état de l’art en la matière, sur les recommandations internationales, les codes de bonnes pratiques et l’implantation du modèle OAIS (Open Archival Information System).

L’archivage et l’accès pérennes sont considérés par Couperin comme des enjeux majeurs tant du point de vue économique que scientifique.

La politique d’archivage pérenne, résultant d’une politique d’acquisition coordonnée au niveau national doit garantir l’accès aux résultats de la recherche internationale et, particulièrement, l’accès aux résultats de la recherche française. Cette dernière, diffusée essentiellement dans des publications étrangères, n’est pas couverte par des procédés de conservation tels que le dépôt légal français.

L’accès pérenne est un point stratégique lors des négociations, son absence fragilisant le client par une position de « tout ou rien » au terme des contrats.

Enfin il ne faut pas négliger l’enjeu éthique : seule la dissémination des copies peut garantir le maintien de l’accès et le non travestissement des résultats de la recherche.

À tous points de vue, l’archivage et l’accès pérennes sont des chantiers en devenir où les initiatives nationales participeront au réseau international de conservation. Actuellement, en France, les accords ne sont effectifs, pour l’instant, qu’avec quelques gros éditeurs.

Même si, dans les guides de conduite des négociations, la question de l’archivage est prévue, les licences ne l’intègrent pas pour autant systématiquement.

Un principe d’incertitude pèse donc d’ores et déjà sur l’accès à une part significative des abonnements souscrits par les membres de Couperin.

L’émergence des livres électroniques risque, dans un avenir proche, de rendre cette question encore plus aiguë.

1 COUPERIN Consortium universitaire de publications numériques.

2 Portico http://www.portico.org/

3 Lockss http://www.lockss.org/lockss/Home

4 ERMS Electronic Resource Management System.

Notes

1 COUPERIN Consortium universitaire de publications numériques.

2 Portico http://www.portico.org/

3 Lockss http://www.lockss.org/lockss/Home

4 ERMS Electronic Resource Management System.

References

Bibliographical reference

Emilie Barthet and Jérôme Kalfon, « Archivage et accès pérennes », Arabesques, 53 | 2009, 12-13.

Electronic reference

Emilie Barthet and Jérôme Kalfon, « Archivage et accès pérennes », Arabesques [Online], 53 | 2009, Online since 10 septembre 2020, connection on 28 octobre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=2160

Authors

Emilie Barthet

COUPERIN - http://www.couperin.org - Département Études et prospective - 01 42 86 46 51

emilie.barthet@parisdescartes.fr

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Jérôme Kalfon

COUPERIN - http://www.couperin.org - Département Études et prospective - 01 42 86 46 51

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