Dans le fonds ancien du SCD de l’université de Limoges, ouvrages en attente de traitement…

Les présidents des universités de La Rochelle, Limoges et Poitiers et les directeurs de l'ENSMA de Poitiers (École nationale supérieure de mécanique et aérotechnique) et de l'ENSCI de Limoges (École nationale supérieure de céramique industrielle), réunis à Poitiers le 27 novembre 2007, ont créé une association de préfiguration d'un PRES Centre Atlantique (PRESCA)1. Les établissements concernés rassemblent plus de 50 000 étudiants dans toutes les disciplines et 4 500 personnels d’enseignement, recherche et administration. De nombreuses collaborations existent déjà entre ces établissements avec des structures communes : laboratoires, fédérations de recherche, écoles doctorales, université numérique régionale Poitou-Charentes-Limousin, etc. L'objectif de cette association est de préciser, en lien avec les établissements concernés, les objectifs et le statut définitif du PRES dans un délai d'un an. Les aspects liés à la recherche (ex. : soutien aux projets de développement communs, écoles doctorales) et à la formation (ex. : harmonisation des parcours en licence), aux systèmes d'information et de gestion et à la politique internationale et européenne ont d'ores et déjà fait l'objet de concertations approfondies.

Nouvelle vague

Les services communs de la documentation des trois établissements2 n’ont pas attendu la création du PRES en tant que tel pour élaborer une politique commune correspondant aux champs d’action et de compétences qui leur sont propres. Engagés dans le bilan du contrat quadriennal 2004‒2007 et en conséquence dans la préparation et négociation des contrats d’établissement de la vague B (2008‒2011), les orientations souhaitées correspondent à des aspirations communes (bien au delà d’ailleurs des seuls PRES) que sont le développement des collections électroniques, les accès distants et nomades, la valorisation des fonds, la modernisation de la gestion des services associés avec l’objectif de répondre efficacement aux besoins des étudiants et chercheurs.

Les trois universités sont de taille différente, les SCD en conséquence ; toutes sont dans une situation où les calendriers diffèrent selon les programmes :

• le calendrier du PRES, dont on ne connaît pas encore la date de constitution en tant que tel ; après quelques hésitations, le PRES, qui devait initialement regrouper les établissements de Limoges, Poitiers, La Rochelle, Tours et Orléans, se recentre sur une transversale atlantique ;
• le calendrier de l’université numérique régionale (UNR) ;
• le calendrier des négociations du contrat quadriennal.

Et ces chantiers de se télescoper avec la loi dite « LRU », dont on pourrait craindre qu’elle ne modifie l’ensemble des paramètres. Une première conséquence en a été un retard accumulé dans les décisions, le temps des élections et installations des nouveaux conseils, chaque université ayant son propre calendrier.

Ainsi, dans le cadre de l’UNRPCL (Poitou-Charentes-Limousin), quelques chantiers interuniversitaires ont été évoqués, autour des cellules de production pédagogique numérique, du certificat informatique et Internet (C2I), des environnements numériques de travail (ENT) et de l’édition électronique pour les SCD, entre autres idées.

Un volet documentaire commun ?

Les SCD ont donc complété le travail en établissant un plan de préfiguration d’un volet documentaire propre au PRES. Les pistes évoquées sont variées.

Les ressources électroniques

La difficulté était de choisir les ressources réellement communes aux trois établissements, en prenant en compte les disciplines enseignées, les domaines de recherche et l’état des contrats en cours ; ainsi la base Factiva a-t-elle servi en quelque sorte de test ; une négociation commune a pu s’engager et la mutualisation a permis un gain sur le coût total, refacturé proportionnellement en fonction de la taille des établissements (sachant du reste que l’essentiel du coût a été financé par une subvention du plan Micro-informatique pour l'étudiant, le MIPE 4, attribuée à l’UNR).

L’appel du grand large… Et vogue la BU de La Rochelle

Crédit photo : Guy Genty

Outre le choix des ressources lui-même, il va de soi que l’accès pour les étudiants est important ; pouvoir accéder aux mêmes ressources quel que soit l’endroit où l’on travaille relève des environnements numériques de travail, pour lesquels les services communs informatiques et autres centres de ressources informatiques (CRI) ont coopéré et recensent les procédures déjà uniformisées, même si beaucoup de petits éléments, et non des moindres, restent à coordonner : annuaires LDAP, accès nomades, authentifications, etc. Cela suppose également un accès gratuit et réciproque des étudiants et enseignants aux services documentaires des universités du PRESCA (extension à l'université de Limoges du dispositif existant au sein du RUOA, le Réseau des universités de l'Ouest atlantique, dont font partie La Rochelle et Poitiers).

Publications en ligne : les thèses en ligne, publications électroniques et archives ouvertes

Un travail commun peut être engagé entre les trois SCD ; d’ores et déjà, une coopération Poitiers-Limoges a permis à Limoges de former son personnel à Lodel, outil utilisé dans la publication d’une revue en ligne (http://revues.unilim.fr/nas/index.php) tout comme l’expérience de Limoges en matière de publication des thèses en ligne a permis à Poitiers de faire un premier travail de mise en place du chantier ; le travail s’est poursuivi sur les archives ouvertes à Limoges, où le SCD propose de coordonner la formation des enseignants-chercheurs à la saisie dans archives-ouvertes.fr (alias HAL-Hyper articles en ligne), puis Graal ; à La Rochelle, le SCD est copilote du SID ; le partage d’expérience peut se mener de manière continue et opérer des aller-retour dans la formation des personnels ; même si les questions telles que la constitution des futures écoles doctorales au sein du PRES restent ouvertes, les compétences sont présentes dans les SCD et l’adaptation peut se faire aux structures administratives ; l’essentiel est que le travail soit mené de manière cohérente et dans un esprit de partage. Un travail d’harmonisation des procédures peut ainsi être mené et aboutir à la mise en place d’une plateforme commune, voire d’un portail documentaire commun dans archives-ouvertes.fr, par exemple.

Action culturelle

La proximité de certains fonds, l’histoire des institutions (à Poitiers et Limoges) par exemple, la volonté de proposer des actions communes peut nous inciter à monter des actions de valorisation du patrimoine et d’animation culturelle : circulation d’expositions, réalisation conjointe d’expositions virtuelles, etc. ; là encore, des coopérations existaient de manière ponctuelle, comme elles existent avec d’autres établissements.

Gestion

Au niveau de la gestion, une balance annuelle des sommes induites par le prêt entre bibliothèques, soit par une extension du système existant au sein du RUOA, serait une première étape à un dossier que l’on ne peut que souhaiter voir s’étendre au niveau national.

Un SIGB commun ? du libre ou non ?

Toutes ces questions se posent, un peu partout dans les bibliothèques, dans les SCD, à des périodes différentes, selon des critères différents ; nous disposons déjà d’un outil commun, le Système universitaire de documentation, le Sudoc, mine de notices, outil de référence, outil de travail en commun aussi ; pourquoi donc ne pas aller un peu plus loin, un SIGB pour un PRES ? Là encore, la réflexion est bien avancée, mais les questions qui se posent sont nombreuses. Comment procéder avec des calendriers dont les urgences diffèrent ? Limoges et Poitiers disposent d’AB6, dans des versions différentes ; La Rochelle est confrontée au cas d’un éditeur de système d’information et de gestion de bibliothèque, Ever, qui abandonne la maintenance de Loris à partir du 31 décembre 2008.

Une étude peut déjà être engagée sur le sujet pour connaître les avantages, inconvénients et la faisabilité d’une mutualisation du système d’informatique documentaire, sachant que deux niveaux peuvent être étudiés, celui du SIGB et celui d’un portail ; cette réflexion est à mener de manière étroite avec les universités et le PRES pour articuler au mieux les outils.

Toutes ces pistes autorisent un travail échelonné et des prises de décision à des niveaux différents. Une étude de faisabilité est aussi un travail sur ses propres outils et permet de faire un point à un moment donné ; sachant que les trois universités avaient prévu un renouvellement total ou partiel de leur SIGB dans le contrat quadriennal, il n’est pas inopportun d’analyser les systèmes utilisés ; reste à établir à quelle échelle se fera le travail de mutualisation.

Une étape dans la réflexion a été le séminaire sur « La réinformatisation d’un SCD » organisé en mars 2008 par Média-Centre-Ouest à l’intention des trois SCD. D’autres dossiers permettent déjà de passer à l’action, telles les acquisitions de ressources électroniques, avec là encore des paliers, que sont les accès communs par exemple.

Ces réflexions n’ont pas de caractère extraordinaire, elles ne sont qu’un reflet des questionnements actuels en bibliothèque. Elles illustrent une fois de plus la nécessité de faire de la prospective et de placer les problématiques dans un contexte plus large que le seul établissement qui nous abrite.

Cela ne peut que nous renvoyer à des remarques régulières, faites à l’Association des personnels de direction des bibliothèques universitaires, l’ADBU, par les chercheurs ou par d’autres biais sur les besoins « nationaux » exprimés, tels que l’acquisition des archives électroniques des périodiques en ligne ou l’acquisition des impact factor pour l’ensemble de la communauté des chercheurs, et ce par une instance nationale. Les PRES sont-ils une étape ?