En 2011, dans le cadre de sa mission Thèses, l’Abes a demandé aux établissements d’enseignement supérieur de désigner un « coordinateur thèses unique », qui serve d’« interlocuteur de l’Abes pour la gestion des thèses d’un établissement »1. Quel bilan tirer de cette nouvelle fonction après quatre années d’existence ? Quelques éléments de réponse à partir de l’expérience de l’université de Lille 2.

L’université de Lille 2 a voté le dépôt électronique en 2010, organisé la formation des doctorants en 2013, et ouvert sa plateforme locale de diffusion des thèses, dénommée Pépite2, en 2014.

La mission initiale

Loin d’être une simple mesure technique, le passage du dépôt imprimé au dépôt électronique implique une révolution pour tous les acteurs des thèses. Le support numérique élargit de fait la diffusion de celles-ci, désormais largement visibles et accessibles sur le web. D’autre part, il impose un circuit de traitement unifié : les applications informatiques Step et Star étant interconnectées, l’harmonisation des pratiques entre services est devenue indispensable. Enfin, l’établissement qui délivre le diplôme doit voter un mode et une charte de diffusion uniques pour l’ensemble de ses thèses : il doit ainsi formuler explicitement une politique de diffusion qui convienne aux différentes disciplines et écoles doctorales. Conduire ce changement est de la responsabilité du coordinateur thèses.

Les atouts du coordinateur

De quels atouts dispose notre jeune coordinateur pour mener à bien sa mission ? Il bénéficie du titre valorisant de « coordinateur unique » : doté d’une vision d’ensemble du circuit des thèses, il en embrasse tous les enjeux à l’échelle de l’université ; il est censé être dégagé du traitement documentaire courant, qui repose, en théorie du moins, sur les correspondants Star ou Step ; enfin il est libéré de la gestion d’une application informatique locale, puisque toute l’infrastructure technique est supportée par l’Abes. Mais ce titre est ambigu, car il ne confère aucun pouvoir : c’est l’Abes qui reconnaît le coordinateur comme interlocuteur, et non pas les partenaires locaux. Il n’a aucune autorité hiérarchique sur eux pour faire accepter les changements d’organisation du travail. Au sein même du service commun de la documentation (SCD), son absence d’implication dans le traitement documentaire peut aussi nuire à sa légitimité.

Alors, sur qui et sur quoi peut-il s’appuyer pour la construire ? Il peut s’appuyer sur l’arrêté du 7 août 20063, qu’il ne manque pas de brandir à la première occasion, pour contrer toutes les tentatives de dérogation au dépôt national obligatoire dans Star. C’est un talisman assez fragile, si l’on y regarde de près. Pourtant, il a un indéniable pouvoir magique, car il suffit souvent de l’invoquer pour clore une discussion. Il peut s’appuyer aussi sur plusieurs alliés précieux : en interne, les correspondants Star et Step sont ses fidèles compagnons. Au niveau national, il peut faire appel à l’Abes, bien sûr, mais surtout à la guilde des coordinateurs thèses, ses homologues, accessibles via la liste de diffusion cortheses4, pour des échanges d’expériences ou de bons procédés. Cette liste a largement contribué à structurer la fonction de coordinateur depuis quatre ans.

Trois types d’obstacles

Une rapide analyse des messages de la liste cortheses pointe trois types de difficultés.

Les coordinateurs peuvent se perdre dans la forêt des questions juridiques : sans envisager les cas extrêmes de plagiat délibéré, d’innombrables cas particuliers d’interprétation de la propriété intellectuelle se posent, tout simplement parce que les thèses sont des œuvres éminemment composites. Les universités manquent d’experts sur ces questions (les services juridiques ne sont pas spécialisés dans la propriété intellectuelle et les services de valorisation de la recherche sont très orientés vers la propriété industrielle et les brevets). L’Abes, quant à elle, n’a pas de compétence juridique.

Les doctorants méconnaissent souvent les procédures et les enjeux de la diffusion, ce qui les incite à multiplier les stratégies de contournement du dépôt national obligatoire (corrections jamais déposées, durée de confidentialité excessive, utilisation abusive de la thèse sur travaux, etc.).

À l’inverse, les coordinateurs peuvent être handicapés par une ignorance de la réalité du doctorat et plus largement du métier de chercheur, ainsi que par l’infinie diversité des « tribus universitaires »5 : malgré leurs bonnes intentions, ils peuvent générer des procédures trop complexes ou difficilement applicables.

Vers de nouvelles compétences

Quelles pistes le SCD de l’université Lille 2 a-t-il explorées pour déjouer ces pièges ? Pour nous guider dans les méandres de la propriété intellectuelle, nous avons utilisé comme boussole la documentation professionnelle6, ainsi que des stages récents de formation continue. Mais force est de reconnaître que la navigation est restée approximative : il manque un référent juridique national auquel chaque coordinateur puisse s’adresser pour trancher les cas qui sortent de l’ordinaire et convaincre ses interlocuteurs avec une réponse qui fasse autorité.

Carsten Tolkmit / Flickr (CC BY-SA 2.0)

Pour impliquer les doctorants dans la diffusion de leur thèse, nous avons revêtu notre panoplie pédagogique et nous sommes lancés à corps perdu dans la formation à l’information scientifique dès la première année du doctorat. Pour séduire notre public, il fallait proposer un parcours complet de formation, décliné par disciplines et modulable à la carte, qui couvre le territoire régional, mais sans faire fi des liens de proximité, et, enfin, qui soit accessible en anglais. D’autres établissements avaient déjà relevé ce défi, en s’appuyant sur les Urfist. Mais n’en disposant pas dans la région Nord-Pas de Calais, il nous a fallu faire preuve d’imagination : Lille 2 a donc réuni les cinq autres SCD de la région afin de construire ensemble une offre de formation mutualisée. Pour accroître ses compétences, notre groupe de travail s’est appuyé à la fois sur les coordinateurs thèses et sur les responsables de la formation des usagers. Lorsque le sujet l’exigeait, des intervenants extérieurs ont aussi été sollicités. Cette offre est désormais parfaitement intégrée au fonctionnement des six établissements et proposée au catalogue Formadoc du Collège doctoral régional7 depuis 2013.

À Lille 2, notre ardeur pédagogique s’est introduite jusque dans le traitement documentaire. Ainsi, le rendez-vous de dépôt définitif à la bibliothèque universitaire, traditionnellement axé sur le choix des mots-clés, a été converti en un entretien individualisé, réalisé par les correspondants Star, qui présentent au docteur les différents choix de diffusion et répondent à ses questions pratiques.

Enfin, pour acquérir une culture générale en matière de doctorat et mieux comprendre les besoins et les attentes de ce public spécifique, nous avons multiplié les échanges avec le collège et les écoles doctorales, voire avec les doctorants eux-mêmes, grâce à l’évaluation systématique de nos formations. Notre curiosité professionnelle se nourrit au niveau national de la liste cortheses : depuis début 2014, les messages de l’Abes y relaient en effet des initiatives de communication ou de vulgarisation scientifiques (PhD Comics, Ma thèse en 180 secondes, etc.).

Une fois qu’il aura accompli la noble tâche de diffuser les thèses de son établissement, que va devenir notre vaillant coordinateur ? Il lui restera encore à évaluer le résultat de ses efforts, c’est-à-dire mesurer et analyser la répartition des thèses selon leur mode de diffusion et en assurer le partage auprès de ses collègues. La liste cortheses pourrait alimenter des échanges fructueux. Au vu de ses nouvelles compétences, il sera certainement appelé à soutenir la politique de libre accès de son établissement : le thème de l’Open Access Week 20148, « Generation open », cible précisément les doctorants et jeunes chercheurs, ce qui ne saurait être une coïncidence...