1994 : pour une bibliothèque « hors sources » dans une université nouvelle

Le SCD d’une université nouvelle se trouve confronté lors de sa création au problème de son informatisation, et donc au choix crucial, de son SIGB (système informatisé de gestion de bibliothèque), mais également à celui, également majeur pour la constitution du catalogue et la rationalisation du catalogage, de sources pour les notices bibliographiques.

Or, en 1994, les possibilités sont fortement réduites pour les bibliothèques nouvelles : le choix du réservoir OCLC suppose un investissement important tant financier qu’en terme de formation à l’apprentissage d’un format supplémentaire ; cataloguer dans la base SIBIL-France ou BN-OPALE n’est plus envisageable car, en prévision de leur clôture pour non compatibilité avec l’an 2000 et de leur future intégration dans le Sudoc (en ce qui concerne BN-OPALE, pour la partie « Enseignement supérieur »), ces réseaux n’acceptent plus de nouvelles bibliothèques. Restent les cédéroms :

• Électre, pour les acquisitions du domaine francophone, mais sans antériorité puisque la base n’inclut pas encore les ouvrages épuisés ;
• la bibliographie nationale de la France puis le catalogue général des imprimés (produits par la Bibliothèque nationale de France), pour le rétrospectif français.

Le SCD se trouve ainsi de facto bibliothèque « hors sources ».

Cependant, s’il est possible pour les bibliothèques « hors sources » de récupérer, via les cédéroms Électre et BNF un noyau important de leurs acquisitions, la production scientifique, et en particulier étrangère, reste à cataloguer.

Par ailleurs, les bibliothèques d’universités nouvelles ont recours à l’ABES naissante pour le signalement de leurs collections de périodiques en cours de constitution (via le centre régional) et en tant que partenaire pour la mise en place de deux services indispensables à toute BU : le prêt entre bibliothèques et le service des thèses.

Ces solutions seront temporaires, en attendant la naissance du « SUD (système universitaire de documentation) » qui promet alors d’être un outil intégré pour toutes ces fonctions ainsi que pour le signalement des non-livres. Des réunions régionales ont lieu à l’initiative du ministère pour faire le point sur les besoins et l’état d’avancement de chaque université : ces rencontres permettent d’échanger informations et pratiques.

2000 : fin d’un millénaire et début du déploiement des bibliothèques

L’une après l’autre les applications anciennes se ferment : Peb 2000 est conçu comme application de transition pour le prêt entre bibliothèques, les « bibliothèques Opale » sont averties de l’arrêt possible d’Opale à l’an 2000. Elles sont donc devenues prioritaires pour l’intégration dans ce qui est devenu maintenant le Sudoc (Système universitaire de documentation) et des réunions nationales (Journées COMOR) dévoilent petit à petit les conditions du déploiement. Lors de ces réunions, l’ABES présente aux établissements, d’une part, l’état d’avancement du projet et du marché avec la société Pica, marché scindé en redoutables tranches dont l’échéance est marquée d’une pierre blanche et d’autre part les travaux des groupes de travail et, notamment, celui qui est chargé de synthétiser l’expérience des réseaux existants. Les associations d’utilisateurs de logiciels comme les réseaux se préparent à la migration : leurs travaux, comme ceux des bibliothèques pilotes ou des testeurs de WebOPC (première version du catalogue public Sudoc) et Webdoc permettent d’affiner le projet. Les fournisseurs de logiciels commencent le développement des interfaces et des chargeurs qui permettront aux systèmes intégrés de gestion de bibliothèques de dialoguer avec le Sudoc.

Le déploiement proprement dit débute en janvier 2001 : pour les directeurs de service commun de la documentation, les coordinateurs Sudoc nouvellement nommés, les responsables du catalogage, de l’informatique ou de la formation, il induit une intense activité d’ajustement des formats locaux, de passation de marchés avec les fournisseurs de SIGB, de participation aux opérations nationales de « rétroconversion » des fonds non informatisés, de mise en compatibilité des parcs du réseau informatique des bibliothèques et de réorganisation de la chaîne de traitement des thèses et enfin de la formation des collègues aux pré-requis du Sudoc (catalogage ISBD, UNIMARC bibliographique et autorités, notions d’informatique : interface graphique Windows, messagerie électronique, navigation Internet… et maniement de la souris…). Une précieuse journée de sensibilisation sur site permet à chaque établissement à la veille de son déploiement, de rencontrer des membres de l’ABES puis les catalogueurs partent une semaine se former au travail du Sudoc, à Paris ou à Montpellier. Enfin, la société Bull installe le logiciel sur les postes de travail, la bibliothèque peut commencer à travailler dans le Sudoc, qui, ouvert sur le web, au début de l’an 2000 s’est déjà rendu indispensable comme outil de renseignement bibliographique.

2002 : de l’autre côté du miroir

Que dire de plus ? Que toutes les expériences passées ont rendu évidente la nécessité de travailler en réseau ? Que celle de coordinateur Sudoc dans une bibliothèque déployée n’a fait que renforcer l’envie de travailler au cœur du système ?

Le Sudoc est maintenant une réalité tangible, il s’agit de le faire évoluer et de le rendre toujours plus performant et plus proche encore des besoins de tous les utilisateurs. 2004 ! Qu’allons-nous, qu’allez-vous faire maintenant du Sudoc ?

Calendrier d’une traversée.

De 1995 à 1998, Rachel Creppy a été chef de projet informatique dans un SCD « hors sources » en cours d’informatisation ; puis, de 1998 à 2002, dans un SCD du réseau « BNOPALE » où, coordinatrice, elle s’est occupée du « déploiement » du Sudoc dans l’établissement. Depuis 2002, elle fait partie du service Réseau et déploiement de l’ABES.