Infographie : Anne Ladevie

Qui est affilié à mon établissement ? Qui a quels identifiants auteur ? Qui a publié quoi dans HAL ? Pour valoriser la production de ses chercheurs dans HAL ou mesurer l’adoption d’ORCID, chaque établissement se pose ces questions. L’Abes tente d’y répondre en s’appuyant sur IdRef en tant qu’identifiant pivot et agrégateur de ressources bibliographiques, et ce même quand une base tierce n’exploite pas nativement et systématiquement IdRef, ce qui est le cas de HAL.

Prenons l’exemple de l’université de Nantes1 et suivons 5 chercheurs et 4 publications présentes dans le portail HAL Nantes Université car elles sont rattachées à des unités de recherche nantaises.

 

 La méthode « annuaire »

Cette méthode exploite IdRef pour répondre à la question : « Qui [parmi les personnes de l’établissement] a quels identifiants auteur ? »

Données initiales fournies par l’établissement : un fichier csv avec une ligne par personne appartenant à l’établissement. A minima : nom | prénom | date de naissance2 | laboratoire. Les chercheurs V et X sont dans ce fichier  ; W et Y (et évidemment Z) n’y sont pas.

Source des données : extraction du SI RH, LDAP, collecte opérée en amont par le SCD et/ou la direction de la recherche, etc.

Volumétrie dans l’exemple de Nantes : 1 157 maitres de conférences et professeurs, 86 doctorants, 54 post-doctorants, et 345 personnes aux statuts variés. Le SCD3 a choisi une liste cumulative (les personnels de l’université de Nantes hier et aujourd’hui) avec une interprétation très large de la notion de chercheur.

Résultat du travail de l’Abes : le même fichier csv enrichi des colonnes suivantes : candidat IdRef |ORCID connu dans IdRef |IdHAL connu dans IdRef.

Quand et à quelle fréquence utiliser cette méthode ? Chaque année pour couvrir les départs et arrivées des personnels ! Après une première fois, le suivi annuel est une routine légère pour l’établissement.

 

La méthode « portail HAL »

Cette méthode exploite IdRef et HAL pour répondre à la question : « Qui [qualifié par son IdRef] a publié quoi dans HAL ? »

Données initiales et source : l’Abes est autonome pour récupérer les données HAL une fois confirmation par l’établissement de la requête à passer à l’API de HAL pour cibler son périmètre institutionnel.

Volumétrie dans l’exemple de Nantes  : le portail HAL Nantes Université restreint à la composante de l’université initiale i.e. les métadonnées des 30 604 publications déposées depuis l’origine soit 66 535 signatures.

Résultat du travail de l’Abes : le programme d’alignement exploite le matériau bibliographique brut et privilégie certains critères (coauteurs, titres, discipline…). Pour HAL Nantes Université, 6 454 personnes distinctes ont été repérées. L’exploitation de l’IdHAL ne permet d’identifier que 1 401 personnes. En faisant un détour par le document, l’Abes brasse plus de données et peut déduire des documents une meilleure identification des auteurs.

Quand et à quelle fréquence utiliser cette méthode ? Une seule fois car l’Abes traite depuis le printemps 2023 tous les nouveaux dépôts dans HAL.

 

Complémentarité des deux méthodes

Lorsque les deux méthodes sont combinées, un graphe de connaissances très complet est généré et exploité dans IdRef et dans data.idref.fr.

Dans notre exemple, le travail mené par les collègues de Nantes a permis d’inclure dans data.idref.fr les triplets qui concernent les chercheurs V, W, X, Y et leurs publications respectives. Le chercheur Z, qui travaille à l’université de Lille, n’a évidemment pas été traité par la méthode « annuaire ». Ses publications ont en revanche été traitées par la méthode «  portail HAL » : un candidat IdRef a peut-être été détecté par le programme de l’Abes mais les collègues nantais n’ont pas vérifié, car ils avaient suffisamment à faire : ce serait aux collègues lillois de prendre le relais.

Si votre établissement n’a pas eu recours à ce service, n’hésitez pas à prendre contact via le guichet Abesstp> IdRef > Données  !