Même si l’on trouve pour l’instant peu de documents « en ligne » dans le système universitaire de documentation, il est tout à fait possible de les cataloguer, en respectant les recommandations du format UNIMARC en la matière, et en suivant les normes, notamment la récente norme de catalogage des ressources électroniques (FD Z 44-082) : thèses, sites web, bases de données, voire fichiers déchargeables, peuvent être signalés, et on peut même y accéder via la zone spécifique du format UNIMARC (856) et son équivalent dans l’affichage grand public de WebOPC (« URL » pour « Uniform Resource Locator »).
Ainsi, tous les documents accessibles sans restriction d’accès peuvent être consultés via le système universitaire de documentation, tout en bénéficiant de l’esprit coopératif propre à la gestion du catalogue et des avantages liés au catalogage partagé : gestion des autorités, possibilité d’accéder pour un auteur ou un sujet donné à tous les types de documents concernés, partage du signalement et centralisation des « localisations ».
Pour l’instant, seuls les documents consultables par tous peuvent être décrits, mais l’ABES développe un serveur spécifique destiné à permettre une gestion décentralisée du contrôle d’accès à des documents protégés via le système universitaire de documentation.
Le mode de fonctionnement est proche de celui qui permet l’accès au service de prêt entre bibliothèques via WebOPC : les bibliothèques seront libres de déclarer au niveau du système universitaire de documentation les usagers autorisés à accéder aux documents et seront entièrement autonomes pour une gestion en temps réel de ces accès. De même, le choix des documents concernés sera entièrement à leur discrétion, l’ABES n’ayant en la matière aucune mission spécifique de gestion de documents électroniques.
Par souci de sécurité, le système ne ménage aucun lien direct entre les usagers du catalogue et les serveurs de documents protégés, hébergés ou non par les établissements : tous les accès à des documents protégés depuis le système universitaire de documentation sont filtrés par l’outil développé par l’ABES, ce dernier étant vu par le serveur de documents comme un utilisateur s’identifiant.
Pour l’heure, on trouve un bon exemple de ce type de gestion pour accéder au « Guide méthodologique », décrit en tant que site Web spécifique dans le système universitaire de documentation, et qui n’est accessible qu’aux bibliothèques déployées.
L’ABES est à la recherche de partenaires (éditeurs, établissements, consortiums…) pour envisager avec eux les modalités concrètes de développement de cet outil, alternative intéressante aux catalogues locaux, voire aux catalogues spécifiques réservés aux documents électroniques qui se développent actuellement.
