L’informatisation documentaire : combien ça coûte ?

DOI : 10.35562/arabesques.1084

p. 18-20

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Dans le cadre de la réflexion sur la mise en place d’un système de gestion de bibliothèque mutualisé, le comité technique SGBM a organisé une enquête sur les coûts de l’informatisation documentaire, auprès des 17 représentants d’établissements membres du comité. Premiers résultats.

L’objectif était d’apporter un éclairage sur les coûts complets actuels des systèmes d’information des différentes bibliothèques. Ces coûts serviront de comparatif avec les réponses des fournisseurs au futur appel d’offres pour un SGB mutualisé (SGBM).

L’analyse a été faite selon trois axes :

  • nature du service : 4 grands blocs ont été retenus : le SIGB ; la gestion des ressources électroniques (base de connaissance, résolveur de liens, outil de gestion des accès distants, ERM) ; les services en ligne et autres systèmes (outils statistiques, moteur de recherche fédérée, outil de découverte, service de renseignement en ligne, bibliothèque numérique et archive ouverte/plateforme pédagogique) ; les catalogues collectifs (tarifs annuels des souscriptions du Sudoc et de WorldCat essentiellement) ;
  • nature de la dépense : matériel, logiciel (ou service), personnel ;
  • type de dépense : investissement/fonctionnement.

Transmise aux établissements le 1er octobre 2012, elle a fait l’objet d’une révision et d’un complément d’enquête suite à la réunion du comité technique sur le modèle économique du 17 décembre 2012. En janvier 2013, en plus du nombre d’étudiants, des critères supplémentaires ont été ajoutés pour évaluer la taille des établissements : le nombre de FTE (Full Time Equivalents)1, le nombre d’inscrits dans l’établissement, le nombre d’enseignants/ chercheurs, la taille de la base de données bibliographiques. Plusieurs constats se dégagent d’ores et déjà de cette enquête.

  1. Le coût le plus important est celui du personnel qui administre les systèmes (60 %).
    Le nouveau système ne touchera pas fondamentalement à ce coût. Les établissements espèrent seulement que la rationalisation possible avec le SGB mutualisé, en particulier l’unification des filières imprimée et électronique pour les acquisitions et le catalogage, apportera plus de flexibilité et de fluidité dans des circuits très distincts actuellement. Volontairement, l’enquête n’a pas inclus le coût de catalogage.
  2. Le coût du SIGB est le plus important (48 %), suivi de ceux des services en ligne et autres systèmes (25 %), des outils de gestion des ressources électroniques (19 %) et, enfin, des catalogues collectifs (8 %).
  3. Le coût du matériel est relativement faible (8 %). Il est sans doute sous-évalué parce que les services informatiques des établissements y contribuent toujours plus ou moins (réseau et sauvegardes entre autres) sans que les montants de ces contributions puissent être clairement évalués.
  4. Le SIGB a une part prépondérante dans le coût du matériel (63 %). Les services en ligne (34 %) et les ressources électroniques (3 %) ont un coût matériel faible et préfigurent le modèle qui sera celui du SGB mutualisé.
  5. Le coût du personnel dédié au SIGB est le plus élevé dans l’absolu (45 % des dépenses de personnel). Les ressources électroniques (24 %) et les services en ligne (31 %) consomment ensemble 55 % des dépenses de personnel. Mais la gestion des ressources électroniques et les services en ligne sont plus consommateurs en personnel : dans les blocs des dépenses des ressources électroniques, des services en lignes et du SIGB, les dépenses en personnel représentent respectivement 74 %, 74 % et 56 %. Ceci s’explique par le fait que, pour les ressources électroniques et les services en ligne, les dépenses en matériels et en logiciels sont très faibles. Fig. 1
  6. Les coûts d’investissement lissés annuellement se révèlent plus faibles que prévus. Pour les SIGB, en particulier, l’investissement des bibliothèques est élevé, mais elles gardent leur progiciel très longtemps moyennant quelques mises à niveau : 12 ans en moyenne (jusqu’à 18 ans pour certains établissements qui utilisent encore leur premier SIGB). Les coûts visibles de fonctionnement hors ressources humaines (c’est-à-dire les coûts annuels de maintenance et les coûts d’abonnements) restent donc au bout du compte le principal coût variable.
    En ce qui concerne le SGB mutualisé, le mode de tarification sera radicalement différent de ce que nous avons connu avec les SIGB. En effet, c’est une tarification sous forme d’abonnement qui sera proposée. Lors du passage au nouveau système, il faudra donc être attentif à la différence de coût entre l’abonnement annuel au SGB mutualisé et les coûts visibles actuels de fonctionnement (contrats de maintenance, souscriptions, etc.). Fig. 2
  7. Pour les SIGB, les coûts de fonctionnement sont essentiellement des coûts de maintenance. Ils représentent 95 % des coûts de fonctionnement du SIGB (hors personnel). La maintenance s’échelonne entre 10 000 et 100 000 euros annuels selon les établissements.
  8. Il y a une grande disparité des coûts du système d’information documentaire (SI) entre les établissements. La tendance globale est un coût proportionnel à la taille, mais ce n’est pas linéaire, il y a des effets de seuil et surtout le coût est très élevé pour les petits établissements. Fig. 3
    Les différents coûts ont été rapportés au nombre d’étudiants (ou à un autre nombre correspondant mieux à la nature de l’établissement : FTE, inscrits) pour définir des coûts globaux de référence et permettre à chaque établissement de se situer par rapport à ceux-ci. Pour les bibliothèques interuniversitaires, dont les usagers sont issus de différentes universités et pour lesquelles il n’est donc pas possible de déterminer un nombre d’étudiants, un autre mode de calcul basé sur le nombre de lecteurs inscrits dans l’établissement a été retenu.
    Bien que l’on ne connaisse pas précisément le mode de tarification du SGB mutualisé, il est probable que le système commun aboutira à une répartition plus lisse des coûts entre établissements et que certains y gagneront plus que d’autres.
  9. Plus l’établissement est gros, plus le coût annuel est bas. L’enquête démontre que le coût annuel du SI par étudiant diminue avec l’augmentation de la taille des établissements.
    Les gros établissements participant à l’enquête possèdent déjà un service informatique documentaire mutualisé et présentent par conséquent des coûts annuels du SI par étudiant beaucoup plus faibles que les autres. La mutualisation est donc une bonne solution. Dans le futur modèle économique du SGB mutualisé, la question des coûts et du modèle économique reste entière. Le dépouillement de l’appel d’offres apportera des éclaircissements sur la manière dont les fournisseurs voient la tarification du nouveau système. L’ABES répartira ensuite, selon des modalités à définir, la facture globale sur l’ensemble des établissements. Il reste à espérer que les coûts du SGB mutualisé aboutiront à une économie globale pour les établissements.
  10. Le taux d’équipement des établissements varie fortement selon les systèmes. Tous les établissements disposent d’un SIGB. En ce qui concerne l’équipement des bibliothèques en matière de logiciels de gestion de ressources électroniques, elles disposent toutes d’une base de connaissance de type AtoZ ; 74 % utilisent un résolveur de lien ; 68 % proposent un service d’accès distant ; 25 % sont équipées d’un ERM.
    Pour les services en ligne et autres systèmes, 32 %des établissements disposent d’un outil de statistiques ; 47 % utilisent un moteur de recherche fédérée ; 21 % ont un outil de découverte ; 42 %ont un service de renseignement en ligne ; 47 % proposent une bibliothèque numérique et un système d’archives ouvertes.

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En conclusion

Cette enquête a permis de dresser un premier tableau des coûts actuels et annuels d’informatisation des établissements membres du comité technique. Elle donne des indications générales utiles pour définir le modèle économique du SGB mutualisé. Elle apporte une vision précise des coûts logiciels (ou services), matériels et personnels en fonction de la taille des établissements. Cependant, elle présente aussi un certain nombre de limites. Un gros effort a été réalisé par les établissements pour prendre en compte tous les coûts et pour répondre sur tous les points, mais il a parfois été difficile, compte tenu des délais, de retrouver les chiffres concernant une informatisation assez ancienne. Les coûts de maintenance matériels, les coûts de sauvegarde et de réseau ont été certainement sous-estimés car, bien souvent à la charge des services informatiques des universités, ils étaient très difficiles à évaluer. Par ailleurs, l’enquête n’a concerné que les membres du comité technique et ne saurait donc refléter fidèlement l’ensemble des bibliothèques universitaires françaises. Enfin, la couverture fonctionnelle du futur SGBM ne sera sans doute pas identique, au moins dans un premier temps, à celle de tous les systèmes d’information actuellement déployés dans les établissements.

1 En français ETP (équivalents temps plein), correspond aux effectifs d’étudiants et d’enseignants-chercheurs : critère utilisé pour la tarification

Notes

1 En français ETP (équivalents temps plein), correspond aux effectifs d’étudiants et d’enseignants-chercheurs : critère utilisé pour la tarification des ressources électroniques calculée en fonction des utilisateurs potentiels.

Illustrations

References

Bibliographical reference

Sophie Demange, « L’informatisation documentaire : combien ça coûte ? », Arabesques, 70 | 2013, 18-20.

Electronic reference

Sophie Demange, « L’informatisation documentaire : combien ça coûte ? », Arabesques [Online], 70 | 2013, Online since 06 janvier 2020, connection on 25 octobre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=1084

Author

Sophie Demange

Membre du comité technique SGBM, Université de Lille 3

sophie.demange@univ-lille3.fr

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