Le Saint Évangile selon saint Matthieu

Lille III - Bibliothèque Albert-Marie-Schmidt

Ex-site pilote, le service commun de la documentation de l’Université Lille III – Sciences humaines, lettres et arts – fait désormais figure de « vieux routard » du Système universitaire de documentation, le Sudoc. Au titre des effets bénéfiques de la participation à ce dernier, Arabesques avait déjà noté les débuts de la mise en place d’un service de catalogage centralisé pour les bibliothèques d’UFR, les BUFR.

Réseau documentaire autour d’un outil commun

Le SCD de Lille III est en effet composé, d’une part, de la bibliothèque centrale (BC) et, d’autre part, de bibliothèques de composantes (UFR et centres de recherche), dont les fonds sont estimés à environ 250 000 volumes (environ 500 000 pour la BC). Ces bibliothèques sont totalement hétérogènes par leur taille, leur fonctionnement, le personnel qui y est (ou non) affecté, l’orientation de leurs fonds (1^er et 2^e cycles ou recherche), l’origine de leurs finances – crédits d’UFR, du CNRS, etc. C’est essentiellement autour de l’informatisation de ces catalogues que le SCD de Lille III a pris vie. En 1995, le choix du système informatisé de gestion de bibliothèques (SIGB Horizon de la société Dynix) s’est fait en concertation avec les bibliothèques de composantes et, dès 1996, douze d’entre elles ont été formées au format LC-Marc et au module de catalogage par du personnel de la BC. Ceci a également permis de rappeler la nécessaire conformité aux normes de catalogage et d’homogénéiser les niveaux de formation. Par la suite, intéressées par le signalement de leurs fonds dans un catalogue visible par toute la communauté universitaire locale, mais aussi à l’extérieur, d’autres bibliothèques ont souhaité tenter l’expérience. Vingt-deux bibliothèques ont aujourd’hui la totalité ou une partie de leurs fonds présents dans Horizon – 129 000 titres, 148 000 exemplaires. Les dix nouvelles bibliothèques qui sont entrées en jeu, depuis 1996, ont elles aussi, chacune à leur tour, bénéficié d’une formation assurée par du personnel de la bibliothèque centrale.

Début du catalogage centralisé

La présidence de l’université a souhaité que le service traitant les commandes et la réception des ouvrages des bibliothèques d’UFR emménage au sein de la bibliothèque centrale. Dans le même temps, le SCD de Lille III était choisi comme site pilote pour l’expérimentation du Système universitaire de documentation. En septembre 2001 était créé à la BC un poste de BAS (bibliothécaire adjoint spécialisé) obtenu en raison de l’effort particulier de coopération fourni par la BC envers les bibliothèques de composantes. Ce poste, entièrement consacré aux bibliothèques d’UFR, était la dernière condition nécessaire pour permettre la mise sur pied d’un début de catalogage centralisé. Le poste de BAS est affecté à 80 % au catalogage centralisé, le reste étant dévolu à des tâches d’administration de la base des bibliothèques de composantes – entre autres, saisie de PPN (Pica Production Number) dans les notices qui n’en ont pas pour préparer la remontée des exemplaires, projet pour lequel le SCD est site pilote, et la reprise des données des BUFR dans le Sudoc. Comme il n’était pas question de forcer le mouvement, l’opération a démarré sur la base du volontariat. Cinq BUFR se sont portées volontaires1 ; les bibliothèques de centres de recherche, dont les commandes et la réception d’ouvrages ne sont pas centralisées, ont pour l’instant été exclues de l’opération pour des raisons d’organisation matérielle et de comptabilité distincte. Plus de 1 500 titres, d’octobre 2001 à octobre 2002, ont ainsi été catalogués dans le Sudoc pour quatre de ces cinq BUFR. La spécialisation de leurs fonds pouvait faire craindre un taux de création très élevé, or le taux de recouvrement est excellent, ce qui est explicable entre autres par la présence des CADIST (Centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) dans le Sudoc et par la richesse complémentaire des bases externes accessibles via Z39.50 : 3,6 % seulement de créations ex-nihilo (notices ne se trouvant ni dans le Sudoc, ni dans les bases externes).

En 2003, deux nouvelles bibliothèques, ont décidé de se joindre à l’opération : celle du département d’études musicales de l’UFR Arts et culture et celle de l’UFR des langues étrangères appliquées – LEA. Par ailleurs, une politique de rétroconversion des catalogues des BUFR a été initiée en octobre 1997 avec la création de deux postes de BAS contractuels, recrutés et formés par la BC, initialement payés par l’université mais aujourd’hui par la bibliothèque centrale. Ces contractuels effectuent le catalogage rétrospectif directement dans le SIGB.

Une évidence

Mais devant le nombre très important de créations qu’ils sont amenés à faire (70 %) et le taux également très élevé de créations en catalogage courant non centralisé (70 %), une évidence s’impose : généraliser le catalogage centralisé pour les BUFR, tant pour le catalogage courant que rétrospectif, offrirait d’énormes avantages.

1. Le taux de création chuterait de façon remarquable.
2. Cela permettrait une meilleure rationalisation du travail et une plus grande homogénéité du catalogage, à travers l’obligation de respecter les contraintes liées au travail en réseau au sein d’un réseau national et avec la diminution du nombre de catalogueurs intervenant en catalogage dans cette base.
3. Cela permettrait aux responsables des bibliothèques de composantes de se libérer du temps pour se consacrer à d’autres projets plus en rapport avec les aspects les plus pointus de leurs disciplines – formations spécialisées à destination des usagers, mise en place de sites web, etc.
4. Cela assurerait une meilleure lisibilité de la richesse de leurs fonds.
5. Cela faciliterait la conversion des bases en Unimarc, ce qui implique un lourd travail de formation pour les personnels de bibliothèques de composantes qui, pour certains d’entre eux, n’ont aucune formation bibliothéconomique de base.

En revanche, il est évident que cela aurait pour inconvénient de surcharger encore davantage le travail des coordinateurs : travail de vérification quotidien du catalogage courant, des notices reçues à la suite des fusions dans le Sudoc et qui présentent parfois des erreurs manifestes – éditions différentes, notices multivolumes qui écrasent des notices individuelles et inversement, ou tout simplement amélioration conséquente de la qualité de ces notices, etc. Et cela ne pourrait surtout pas être réalisé sans moyens humains et financiers. Le coût du catalogage centralisé est en effet à la charge de la bibliothèque centrale et il faudrait que la BUC dispose par ailleurs d’un ou deux postes supplémentaires de BAS pour pouvoir mettre en place un catalogage centralisé généralisé et satisfaisant pour toutes les bibliothèques de composantes.