Step et theses.fr

Renforcer la visibilité de la recherche doctorale française

DOI : 10.35562/arabesques.1403

p. 9-10

Outline

Text

Deux fichiers nationaux, accessibles librement, donnent un aperçu de la recherche doctorale en cours dans les universités et les grandes écoles françaises.
Quand un futur doctorant ou un directeur de thèse voulaient faire le point sur un thème lié aux lettres et sciences humaines et sociales pour déterminer un nouvel objet de recherche, ils pouvaient interroger le Fichier central des thèses (FCT) ; ils peuvent désormais interroger theses.fr1. Une description des thèses actuellement en préparation dans telle ou telle université sur les sujets qui les intéressent est alors accessible. Pour connaître les thèses en préparation dans les grandes écoles membres de la CGE, il faut plutôt interroger le portail Thésa2 géré par l’INIST, qui recense les thèses en cours dans ces établissements particuliers. L’interrogation de ces deux fichiers ne permet cependant pas à la communauté universitaire d’avoir une couverture disciplinaire exhaustive des thèses en préparation. En effet, à l’heure actuelle, les thèses préparées dans les universités à dominante scientifique, si elles sont bien souvent recensées sur les sites des écoles doctorales ou des laboratoires, ne bénéficient pas d’un accès centralisé sur un site à vocation nationale. Mettre en valeur les thèses en préparation quelle que soit la discipline concernée et quel que soit le statut de l’établissement, c’est l’un des objectifs que veulent remplir Step3 (Signalement des thèses en préparation), l’application professionnelle remplaçante du FCT, et theses.fr4, le guichet unique via lequel la communauté scientifique peut accéder à la description de l’ensemble des thèses en cours et soutenues en France. Ces deux applications entièrement développées par les équipes de l’ABES, s’inscrivent dans le projet du portail des thèses.

Image

Une nouvelle application pour le signalement des thèses en préparation

À qui s’adresse Step ?

L’application Step est l’héritière du Fichier central des thèses mais elle s’ouvre à toutes les disciplines. Les universités et d’autres établissements d’enseignement supérieur accrédités ou coaccrédités à la délivrance du diplôme de doctorat5 peuvent demander à signaler leurs thèses dans Step6. Les établissements membres de la Conférence des grandes écoles7, eux, disposent toujours de l’application Thésa pour signaler leurs thèses en préparation.
Step, lancé en octobre 2011, diverge du Fichier central des thèses sur les deux points suivants. Côté utilisateur, la possibilité est désormais donnée aux doctorants d’avoir un accès réservé à l’application et de pouvoir mettre à jour certaines données relatives à la description de leur projet de thèse ou d’indiquer un événement particulier comme un changement d’université, une date de soutenance prévisionnelle ou encore un abandon de thèse. Les données concernant l’affiliation du doctorant, son directeur de thèse ou encore son école doctorale sont quant à elles obligatoirement saisies par un utilisateur professionnel habilité. Côté réseau, Step s’ouvre aux universités scientifiques qui jusque-là n’étaient pas concernées par le périmètre disciplinaire du FCT en leur donnant la possibilité de signaler leurs thèses en préparation.

Les données de Step

Les données relatives aux thèses en préparation issues du FCT ont été versées dans Step ; c’est-à-dire 66 000 thèses environ. Cependant, ces thèses ne concernent pas la totalité des références signalées comme en cours dans le FCT en 2011 : seules les thèses en préparation depuis moins de dix ans apparaissent dans Step. Le comité de pilotage du portail des thèses8 a en effet décidé que les thèses en cours depuis plus de dix ans ne seraient pas migrées et qu’un processus automatique serait mis en place pour supprimer les thèses une fois expiré un délai de dix ans de préparation9. De plus, contrairement au FCT, seules les thèses relevant du diplôme de doctorat sont gérées par l’application de gestion des thèses en préparation.
L’ABES a mis à profit le changement d’application pour nettoyer les données issues du FCT et les enrichir. Dans le FCT, les données étaient stockées dans une base de données relationnelle traditionnelle. Pour la migration, chaque thèse en cours a été convertie en un fichier xml inspiré du modèle de données TEF10. Quand cela était possible, les directeurs thèses ont été liés aux autorités personnes physiques du Sudoc et les établissements aux autorités collectivités. De plus, un code de domaine appelé oaiSet, basé sur la classification Dewey et utilisé dans la recommandation TEF, a été attribué pour chaque thèse en préparation, comme c’est déjà le cas dans Star pour les thèses soutenues. Concernant le contrôle qualité des données, de nombreux doublons ont été supprimés avant la migration et certaines thèses en préparation ont été mises à jour et déclarées comme soutenues après leur comparaison avec les thèses du Sudoc. Cependant, malgré ce travail de reprise des données et la collaboration des établissements, le volume très important des thèses migrées dans Step indique que certaines d’entre elles sont toujours signalées comme « actuellement en cours » à tort. Pour les établissements, la mise à jour de ces thèses (indication d’une soutenance ou d’un abandon) sera désormais à faire dans Step.

Dès l’ouverture de l’application, les utilisateurs professionnels des services de scolarité et des écoles doctorales peuvent saisir de nouvelles thèses en préparation. Ce sont ces personnels habilités qui initient la création d’un nouveau compte doctorant et d’une nouvelle thèse associée ; ils valident notamment les données relatives à l’affiliation du doctorant. Pour permettre d’alléger leur saisie et une mise à jour plus fréquente, les doctorants ont aussi un accès par authentification à Step leur permettant de compléter certaines données.

Interconnecter Step avec les bases de données de gestion locales des doctorants

L’une des évolutions à venir de Step est la possibilité pour les établissements d’importer des données provenant de leur système de gestion administrative et pédagogique des doctorants. En effet, l’ABES a établi dans ce but des partenariats avec l’AMUE (Agence de mutualisation des universités et établissements11) et l’association Contact (Association des docteurs et doctorants de l’académie de Montpellier12). Il s’agit de permettre des procédures d’envoi automatique des données issues du logiciel Apogée destiné à la gestion des inscriptions et des dossiers des étudiants ou du Portail Adum vers les applications Step et/ou Star afin d’éviter la « double saisie ».

Interconnecter Step et Star

À la fin du processus d’alimentation dans Step, quand une date de soutenance réelle est saisie par un utilisateur professionnel, les établissements en production dans Star qui le souhaitent pourront importer les données de Step dans Star et poursuivre le traitement de la thèse soutenue.

Un nouveau moteur de recherche pour les thèses en préparation

Image

Theses.fr a ouvert le 11 juillet 2011 avec un corpus de données restreint aux seules thèses soutenues ayant transité par l’application Star. En septembre 2011, les données de Step, en provenance du Fichier central des thèses, sont versées dans theses.fr dans un périmètre dédié, celui des thèses en préparation.
Theses.fr est la vitrine (front office) des données saisies dans Step (back office). Les deux applications sont synchronisées : à partir du moment où dans Step la description d’une thèse en préparation comprend au moins l’identité du doctorant, de son directeur de thèse, le titre du projet de thèse, l’appartenance à une école doctorale et l’association à un domaine thématique, elle est automatiquement rendue visible sur le site de theses.fr dans le périmètre dédié aux thèses en préparation. Cependant, à tout moment, un utilisateur professionnel de Step peut choisir de rendre cette thèse invisible pour raison de confidentialité par exemple ; la thèse sera alors dépubliée de theses.fr.
Dans theses.fr, l’interrogation des thèses en préparation est semblable à celle des thèses soutenues. Un encart de recherche permet de saisir les mots du projet de thèse, la discipline, les noms du doctorant, du directeur de thèse, des organismes… L’utilisateur peut également naviguer via les facettes disponibles : établissement de soutenance, école doctorale, discipline, directeur de thèse, domaine…
Les thèses en préparation dont la soutenance est imminente sont mises en valeur sur le site et une fois la thèse soutenue, l’URL de theses.fr renvoie de manière transparente au signalement de la thèse soutenue. Aujourd’hui, le périmètre des thèses en préparation de theses.fr comprend uniquement les données issues de Step. À terme, les thèses en cours dans les grandes écoles membres de la CGE signalées par Thésa seront également référencées dans theses.fr.

Un nouveau réseau de coordination se met en place

L’arrivée de Step et de l’interface publique theses.fr a rendu propice une nouvelle organisation des réseaux existants autour des thèses à l’ABES. En effet, une enquête menée auprès des réseaux FCT et Star en février 2011 a montré que le partage d’information au sein d’un même établissement habilité à délivrer le doctorat était assez faible. Pour améliorer cette situation, l’ABES souhaite pouvoir identifier au sein de chaque établissement un interlocuteur unique qui disposerait d’une vision d’ensemble sur le circuit des thèses en local. Les réseaux existants ne disparaissent pas, les établissements conservent leurs correspondants Star et Step ; la mission du « coordinateur thèses » sera de fluidifier la communication entre les différents acteurs de l’établissement (écoles doctorales, services de scolarité, bibliothèque…), et avec l’ABES.
Avec le lancement de Step et de theses.fr, l’ABES parachève sa mission de signalement des thèses de doctorat. Désormais, tout comme il existe Star pour les thèses soutenues, Step permet la description des thèses en préparation. Ces deux outils destinés aux professionnels alimentent une application publique, theses.fr, vitrine de la recherche doctorale française. Les applications convergent pour une plus grande visibilité des thèses françaises.

Image

La longue vie du Fichier central des thèses

Depuis plus de quarante ans, les universités et certains établissements habilités à délivrer le doctorat dans les disciplines de lettres et de sciences humaines et sociales signalaient leurs thèses en cours dans le Fichier central des thèses. Créé en 1968 par l’université Paris-X (Université Paris-Ouest-Nanterre-La Défense), le FCT était placé sous l’autorité conjointe du ministère de l’enseignement et de la recherche en 1985a. En 1996, une circulaire portant sur le signalement des thèses soutenues a restreint sa compétence aux seules thèses en préparation et c’est en 2001 que le site internet a ouvert au public, permettant ainsi un accès facilité à son contenu. Les services de scolarité et les écoles doctorales des établissements représentés dans le FCT avaient la possibilité de signaler eux-mêmes leurs thèses en cours à partir de 2006, alors que les mises à jour de soutenance et d’abandon de thèses sont restées dévolues à l’équipe gestionnaire du Fichier central des thèses à l’Université Paris-Ouest-Nanterre-La Défense. De par sa longévité dans le paysage universitaire, le Fichier central des thèses était bien connu des directeurs de thèses et des doctorants. Signaler son « sujet de thèse » dans le FCT était devenu un passage obligé dans certains établissements et relevait d’une procédure administrative indispensable, notamment pour la préparation du dossier de soutenance. L’année 2010 a été marquée par le transfert du Fichier central des thèses à l’ABES. L’application, maintenue telle quelle, n’a alors subi aucun développement informatique. En revanche les procédures de saisie dans le FCT ont être simplifiées. Désormais, les personnels habilités dans les établissements pouvaient mettre à jour les dates de soutenance et d’abandon et faire évoluer la description de la thèse tout au long de sa préparation. Pour l’ABES ce transfert d’application signifiait aussi l’accueil d’un nouveau réseau de professionnels, constitué de personnels administratifs uniquement. Le réseau du FCT bénéficiait au même titre que les autres réseaux de l’ABES, d’un accès au guichet d’assistance et d’une liste de diffusion. En juillet 2011, 177 personnes, travaillant dans une école ou un collège doctoral(e), un service de scolarité ou encore un laboratoire, saisissaient des données dans le FCT pour 85 établissements accrédités ou coaccrédités à la délivrance du diplôme de doctorat. Si le signalement des thèses en préparation fait partie des bonnes pratiques dans les établissements de lettres et de sciences humaines et sociales, le fonctionnement de l’interface du FCT posait un certain nombre de contraintes à ceux qui le consultaient et aux utilisateurs professionnels, notamment par son manque d’ergonomie. De plus, il n’était informatiquement lié ni à Star ni au Sudoc alors même que les données décrivant les thèses en cours étaient très proches de celles qui décrivent les thèses soutenues.

C’est pour cela que l’ABES a travaillé au développement de deux nouvelles applications :

• Step, l’interface pour la gestion des thèses en préparation conçue comme une application jumelle de Star,
• et theses.fr dont le périmètre des thèses en préparation prend le relais du site public du Fichier central des thèses.

Séverine Dabernat

a. Arrêté du 16 juillet 1985 modifié portant création d’un fi central des thèses de doctorat ès lettres, en sciences humaines et sociales, droit, sciences politiques, sciences économiques et sciences de gestion
Art. 1er. - Il est créé un fi central des thèses de doctorat dans les disciplines suivantes :
Lettres, Sciences humaines et sociales, Droit, Sciences politiques, Sciences économiques et Sciences de gestion
Art. 2. - Le fi central des thèses est placé sous l’autorité conjointe du ministre de l’Éducation nationale et du président de l’université Paris-X.
Il a son siège dans les locaux de l’université Paris-X

 

Il est à noter que le signalement d’une thèse en préparation dans Step et sa publication sur theses.fr font partie des bonnes pratiques utiles à la visibilité de la recherche doctorale française. Cependant, ce signalement et la publicité qui en découle ne garantissent pas une quelconque protection ou exclusivité d’un sujet de thèse.
L’intérêt scientifique ou l’originalité d’une thèse en préparation relève du dialogue entre le doctorant et le directeur de thèse qui veille à ne pas proposer ou agréer un sujet déjà signalé.

1 http://www.theses.fr

2 http://thesa.inist.fr Thésa se développe dans le cadre d’une convention établie entre la conférence des grandes écoles (CGE) et l’Institut national

3 http://step.theses.fr

4 http://www.theses.fr

5 L’annuaire des formations doctorales et des unités de recherche est disponible à cette adresse : http://appliweb.dgri.education.fr/annuaire/contact

6 Pour plus d’information, veuillez utiliser le guichet d’assistance 7 https://stp.abes.fr/node/3?origine=STEP

7 http://www.cge.asso.fr/liste.phtml

8 Compte-rendu de la deuxième réunion du comité de défi et d’opération du projet de portail des thèses http://fil.abes.fr/2010/10/01/1470

9 À l’exception des thèses explicitement signalées par l’université comme pouvant bénéfi de dérogation

10 Thèses électroniques françaises (TEF) : http://www.abes.fr/abes/documents/tef

11 http://www.amue.fr

12 http://www.contact.asso.fr

Notes

1 http://www.theses.fr

2 http://thesa.inist.fr Thésa se développe dans le cadre d’une convention établie entre la conférence des grandes écoles (CGE) et l’Institut national de l’information scientifique et technique du CNRS (INIST)

3 http://step.theses.fr

4 http://www.theses.fr

5 L’annuaire des formations doctorales et des unités de recherche est disponible à cette adresse : http://appliweb.dgri.education.fr/annuaire/contact.jsp

6 Pour plus d’information, veuillez utiliser le guichet d’assistance 7 https://stp.abes.fr/node/3?origine=STEP

7 http://www.cge.asso.fr/liste.phtml

8 Compte-rendu de la deuxième réunion du comité de défi et d’opération du projet de portail des thèses http://fil.abes.fr/2010/10/01/1470

9 À l’exception des thèses explicitement signalées par l’université comme pouvant bénéfi de dérogation

10 Thèses électroniques françaises (TEF) : http://www.abes.fr/abes/documents/tef

11 http://www.amue.fr

12 http://www.contact.asso.fr

Illustrations

References

Bibliographical reference

Séverine Dabernat and Isabelle Mauger Perez, « Step et theses.fr », Arabesques, 64 | 2011, 9-10.

Electronic reference

Séverine Dabernat and Isabelle Mauger Perez, « Step et theses.fr », Arabesques [Online], 64 | 2011, Online since 19 décembre 2019, connection on 27 novembre 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=1403

Authors

Séverine Dabernat

By this author

Isabelle Mauger Perez

By this author

Copyright

CC BY-ND 2.0