Signes du dynamisme scientifique des établissements et de la qualité de leurs chercheurs, les thèses constituent un ensemble de travaux dont la mise en valeur revêt une importance particulière pour les universités.
Or tels qu’ils existent actuellement, les procédés institutionnels de valorisation des thèses soutenues dans les universités et grands établissements français reposent sur deux circuits concomitants.1 En premier lieu, les thèses soutenues sont déposées sous forme papier dans la bibliothèque de leur université de soutenance, où elles peuvent être consultées sur place et prêtées par le biais du réseau de prêt entre bibliothèques. En second lieu, un exemplaire papier est transmis aux ateliers nationaux de reproduction des thèses chargés du « microfichage » des textes et de la diffusion systématique de ces microfiches auprès de toutes les bibliothèques universitaires. Ces deux formes de diffusion non commerciale présentent en regard des exigences des chercheurs trois inconvénients majeurs : la communication des thèses s’effectue de façon géographiquement restreinte, puisque limitée aux bibliothèques universitaires ; le support microfiche est jugé peu convivial ; le prêt entre établissements est parfois trop lent ou onéreux, ce qui peut décourager les utilisateurs qui désirent consulter sur papier les thèses non conservées dans leur bibliothèque universitaire.
Face à ces insuffisances, l’utilisation du réseau internet offre la possibilité de multiplier les accès indépendamment des contingences physiques, de permettre une consultation rapide et souple grâce aux possibilités de navigation hypertexte. Une valorisation efficace des travaux scientifiques français doit donc s’appuyer sur les avantages du réseau, afin de leur assurer une visibilité accrue.
Les projets de mise en ligne des thèses soutenues connaissent un développement notable depuis ces dernières années. Selon une enquête menée par le ministère de l’Éducation nationale début 2000, six établissements avaient un projet en cours de réalisation à cette date. En outre seize bibliothèques avaient déclaré avoir un projet en cours de définition. L’existence de ces projets souligne l’importance de la réflexion attachée à la diffusion électronique des thèses dans les établissements.
Conduite également au niveau ministériel, elle a abouti à un projet de généralisation de la diffusion électronique des thèses dans les établissements, sous réserve de l’accord du jury et de l’auteur. Celui-ci est fondé sur la mise en œuvre d’une chaîne de traitement de documents numériques créée par les Presses universitaires de Montréal et adaptée par l’Université Lyon II. Le schéma adopté suppose que les thèses soient rédigées en respectant une feuille de style destinée à structurer le document. Déposée sous forme électronique, la thèse est ainsi conservée dans son format natif (compatible RTF, voir plus bas) jusqu’à la soutenance. Après la soutenance et d’éventuelles corrections validées par le jury, elle est convertie en format d’archivage (SGML / XML) puis en format de diffusion (HTML, PDF ou laissée en SGML). La thèse est signalée dans le Sudoc et dans le catalogue local par les soins de la bibliothèque. Elle est archivée localement et une copie de sécurité est archivée par le Centre informatique national de l’enseignement supérieur – CINES.
Deux guides, pour accompagner la mise en œuvre de ce circuit ont été établis. Le Guide pour la diffusion et l’archivage électroniques des thèses à l’attention des établissements d’enseignement supérieur offre une vue globale du dispositif. Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage du doctorant contient des recommandations permettant de réaliser une thèse correctement structurée, donc facilement convertible par application de la chaîne de traitement, pour une diffusion rapide. Le basculement dans ce nouveau système doit se faire progressivement. En effet, chaque établissement possède une organisation qui lui est propre et doit déterminer les tâches qui incomberont aux services concernés dans le dispositif proposé.
Un appel à candidatures d’établissements ayant suffisamment avancé leur réflexion pour pouvoir présenter un modèle d’organisation pratique du schéma préconisé a été lancé en juillet 2001. Une quinzaine d’universités ont répondu. Dans la majorité des cas, la réflexion conduite à l’intérieur des établissements avait atteint un degré de maturité suffisant pour pouvoir faire l’objet d’une première sélection. Ces universités ont suivi ou suivront prochainement une formation principalement consacrée au « stylage » des documents et à la présentation de la chaîne de traitement, afin de pouvoir mettre le circuit en application en disposant des bases techniques. De nouvelles formations seront organisées au fur et à mesure que les établissements se seront déclarés prêts à adopter ce nouveau schéma.
La sous-direction des bibliothèques et de la documentation prépare également le suivi de la mise en œuvre du dispositif, par le biais d’un comité de pilotage qui sera créé à brève échéance, afin de constituer un ensemble d’expériences susceptibles d’orienter les réflexions des établissements désireux de s’engager dans cette voie par la suite. Par ailleurs, la chaîne de traitement des thèses est appelée à évoluer pour prendre en compte un certain nombre de développements indispensables à réaliser pour améliorer le circuit, au premier rang desquels le traitement du format LaTeX. Les réflexions d’un groupe d’experts techniques permettront de préparer ces évolutions.
