Les auteurs remercient Louis Klee pour sa contribution à cette présentation de Couperin.

Couperin – Consortium universitaire de publications numériques – est un consortium français créé en 1999 par quatre directeurs de service commun de documentation d’université, et soutenu par le président de l’université Strasbourg-I de l’époque, Jean-Yves Mérindol, afin de négocier au meilleur prix l’achat de périodiques électroniques pour un groupe d’universités.

Il regroupe à ce jour 203 établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche : universités, écoles supérieures, organismes de recherche et autres organismes. Le nombre élevé d’adhérents du consortium et le nombre de négociations qu’il a conclues en fait le premier consortium européen.

Il est devenu l’interlocuteur privilégié du ministère (DGES-SDBIS, DR, DT) et des instances représentatives (CPU, CGE, ADBU) ainsi que des EPST qui n’ont pas souhaité en devenir membres ; son action est reconnue à travers les subventions versées par la DGES-SDBIS.

Il est devenu un partenaire de référence des éditeurs pour faire valoir l’intérêt de ses adhérents. Son objectif initial s’est considérablement élargi, et il est devenu un lieu de réflexion et de prospective concernant les ressources documentaires en ligne, le développement des archives ouvertes et leur intégration dans le système d’information des établissements membres.

Ce résultat a pu être atteint grâce à la mutualisation des compétences existant dans les établissements membres, qui se sont investis pour améliorer la performance globale du système documentaire français. En effet, il faut insister sur cet aspect original : Couperin n’est en aucun cas un quelconque prestataire de services payants mais fonctionne sur le principe de la mutualisation de l’expertise et des ressources humaines de ses membres.

Couperin est une association d’établissements régie par la loi de 1901. Une remise à jour de ses statuts, rendue nécessaire du fait de son extension et de la diversification de ses missions, a été adoptée par un vote lors de son assemblée générale extraordinaire du 19 décembre 2005.

Objectifs

Les nouveaux statuts ont permis de préciser les objectifs de Couperin :

• construire et développer un réseau national de compétences et d’échanges en matière de documentation électronique notamment concernant les politiques d’acquisitions, les plans de développement de collections, les systèmes d’information, les modèles de facturation des éditeurs, l’ergonomie d’accès, les statistiques d’usage ;
• évaluer, négocier et organiser l’achat au meilleur prix, au profit des membres, des produits documentaires numériques ;
• contribuer à clarifier et à faire évoluer les relations contractuelles avec les éditeurs ;
• contribuer au développement d’une offre de contenu francophone ;
• œuvrer à l’amélioration de la communication scientifique et favoriser la mise en place de systèmes non commerciaux de l’information scientifique et technique (IST) par le développement d’outils adéquats ;
• développer une expertise et une évaluation des systèmes d’information documentaire et de leurs outils ainsi que des méthodes d’intégration de ceux-ci au sein des systèmes d’information des établissements, en cohérence avec les autres institutions en charge du développement et de l’implantation de systèmes d’information dans le monde de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
• favoriser la coopération nationale, européenne et internationale dans le domaine de la documentation et des publications électroniques.

Fonctionnement

Son fonctionnement est assuré par :

• un conseil d’administration composé de 15 membres représentant les différents adhérents ;
• un bureau professionnel composé de 10 professionnels de la documentation et désormais animé par Pierre Carbone (directeur du SCD de Paris-XII). Il dispose d’une liste de diffusion Couperin, réservée aux responsables d’établissements et de la documentation, et modérée ;
• un département « Négociations documentaires », qui regroupe, sous l’égide de sa nouvelle coordinatrice, Catherine Etienne (directrice du SCD de Bordeaux-I) et de six responsables de pôles, tous les négociateurs mandatés (54) et coordonne l’ensemble des négociations (107) avec les éditeurs, en collaboration avec les EPST et réseaux thématiques, permettant l’acquisition collective des licences d’accès aux produits documentaires ; il dispose d’une liste de diffusion Couperin-achats, réservée aux adhérents et modérée ;
• un département « Études et prospectives », dont le nouveau responsable est Jérôme Kalfon (directeur du SCD de Paris-V). Il prépare les dossiers définis par le bureau professionnel (évaluation et expertise en système d’information documentaire, archivage pérenne, accès intégré aux ressources électroniques, accès aux ressources alternatives, publications en ligne des établissements et archives ouvertes). Il dispose d’une liste de diffusion réservée aux adhérents Couperin-technique.

Les échanges entre les membres sont aussi assurés à travers la liste Couperin-forum et le site web http://www.couperin.org/ est un vecteur d’information, aussi bien vers l’extérieur qu’en interne.

Missions

La négociation dans les meilleures conditions est la mission première de Couperin. Quelques chiffres tirés des statistiques de l’année 2005 (les seules complètes à ce jour) montrent l’importance de l’activité de Couperin. Tous domaines disciplinaires confondus (Sciences et technologie, Sciences de la vie et de la santé, Lettres et sciences humaines, Sciences sociales, économiques, juridiques), l’année 2005 aura vu se dérouler 162 négociations dont 93 accords aboutis et 69 accords encore en cours de préparation à la fin de l’année 2005 dont certains ont été conclus en 2006. Cette forte activité a été rendue possible grâce au travail de 54 négociateurs et à la mobilisation des différents responsables de pôles.

Le processus de négociation est désormais bien rodé. Le consortium se charge de collecter les besoins des établissements membres, de les expertiser, de les globaliser et négocie les tarifs pour la communauté concernée. Couperin négocie également le contenu de la licence proposée par le fournisseur en ce qui concerne l’accès à la ressource, son usage, les conditions de son archivage, mais aussi les conditions de l’accès libre avec le développement des archives ouvertes. Une « licence Couperin » type est d’ailleurs en préparation pour faire contrepoint aux licences génériques des fournisseurs. Chaque responsable d’établissement signe le ou les accords de son choix, via une licence fournie par l’éditeur et préalablement validée par Couperin. La facture est émise par l’éditeur directement ou par l’agence d’abonnement quand l’éditeur le permet.

Depuis 2005, Couperin a mis en œuvre, en partenariat avec les organismes de recherche et avec le soutien de la sous-direction des bibliothèques et de l’information scientifique, des groupements de commandes pour gérer les achats auprès de gros éditeurs. L’existence d’un groupement de commandes permet de contribuer à contenir les coûts grâce à une facturation unique de l’éditeur, mais incite aussi à une réflexion collective de tous les acteurs pour tenter de dégager, au-delà du millefeuille institutionnel, une politique documentaire nationale.

À ce jour 11 groupements de commandes ont été constitués, six portés par l’ABES, quatre par des universités (Lyon-I, Nancy-I, Nice), un par le CNRS. Des groupements de commandes supplémentaires sont en préparation pour 2007.

Avec l’acquisition massive de périodiques électroniques, le besoin d’outils nouveaux de gestion et de diffusion de la documentation en ligne s’est accru, et il est devenu urgent de partager les expériences et donc de mutualiser les compétences dans ce domaine également. C’est dans ce but qu’a été créé, dès 2003, le département « Études et prospective ». Des réflexions sont menées sur l’archivage pérenne, sur l’accès intégré aux ressources électroniques, sur l’accès aux ressources alternatives, sur les systèmes d’information documentaire. Dans cette perspective également, Couperin participe au côté de la Conférence des présidents d’université (CPU) aux instances mises en place au niveau national concernant la réflexion sur les archives ouvertes (Comité IST, Comité stratégique AO).

En cela, l’horizon de Couperin s’est considérablement élargi. Le consortium contribue, aux côtés de ses partenaires naturels, à donner aux établissements publics d’enseignement supérieur les instruments leur permettant de maîtriser, tant intellectuellement que techniquement, leur développement sur le terrain de la diffusion de l’information scientifique et technique. Le manifeste de Couperin (voir annexe) énonce les orientations stratégiques du consortium.

Enjeux

Le travail accompli sous l’impulsion des équipes qui ont dirigé Couperin (Iris Reibel, Jean-Yves Mérindol de Strasbourg-I, puis Geneviève Gourdet, Louis Klee et Michel Roland de Nice-Sophia Antipolis et François Cavalier de Lyon-I, notamment) est considérable ; le travail qui nous attend l’est tout autant, et les enjeux actuels sont importants :

• renforcer la coordination entre établissements d’enseignement supérieur (universités, écoles...) et organismes de recherche pour l’accès aux publications numériques ;
• étudier les usages de la documentation électronique par les différentes communautés scientifiques en vue d’assumer le mieux possible la maîtrise de son développement et de ses coûts ;
• mettre en place une politique d’archivage des ressources en ligne qui garantisse un accès pérenne aux données acquises par les membres du consortium ;
• participer au développement des archives ouvertes ;
• faciliter l’usage de toutes ces ressources au moyen d’outils de gestion et d’accès à l’information ;
• renforcer les liens avec les autres consortiums en Europe et dans le monde en continuant à participer activement aux travaux de l’ICOLC.

Couperin devra être particulièrement attentif aux nouveaux regroupements, nouvelles configurations, nouvelles organisations territoriales des établissements qui se dessinent tels que les PRES, les UNR…

Pour faire face à tous ces défis, pour que notre système d’enseignement supérieur et de recherche dispose d’une documentation efficace et pertinente, Couperin a besoin de se mobiliser, encore et toujours, par un effort de tous, pour une mutualisation bien comprise et réussie. Mais Couperin a aussi besoin de moyens. Le choix de constituer un groupement d’intérêt public, un moment envisagé, n’a pas été retenu, et Couperin reste une structure légère, qui avance grâce à l’engagement quotidien des professionnels de la documentation et à l’implication forte des partenaires. Le renforcement de son noyau de permanents est cependant indispensable pour maintenir cette dynamique.